Treść, kontekst, publiczność i zaangażowanie. Podsumowanie webinaru poświęconego platformom eventowym

Digital event stał się kluczowym narzędziem komunikacji w nowej rzeczywistości. Najważniejsze w jego tworzeniu są: treść, kontekst, zarządzanie publicznością i utrzymanie uwagi odbiorców. Cyfrową lokalizacją tych eventów stały się platformy eventowa.

Trzeci odcinek cyklu webinarów „Transformacja motywacji”, organizowanego przez MeetingPlanner.pl, poświęcony był platformom eventowym oraz eventom online. Spotkanie było połączeniem prezentacji funkcjonalności i możliwości platform z rozmową na temat wyzwań stojących przed organizatorami digital eventów. Webinar został zrealizowany w warszawskim studiu Espot.
Gościem spotkania był Wojciech Herra, psycholog, trenerem, specjalista m.in. w dziedzinie cyfrowej transformacji w biznesie i edurozrywki (edutainment).

Cały webinar można obejrzeć tutaj >>>

Wojciech Herra nie widzi innej drogi w rozwoju event marketingu jak operowanie zarówno klasycznymi eventami (jeśli będzie możliwość ich realizacji), jak i digitalowymi. Jego zdaniem, pytanie „czy przejść na online” w kontekście rozwoju usług agencji eventowych, jest już mało zasadne, należałoby zadać sobie pytanie, jak szybko to zrobić, i wreszcie, w jaki sposób.
Dla gościa webinaru sposobem na prawidłowe konstruowanie eventu online jest stosowanie jego autorskiej strategii kompasu. Wyznacza on cztery główne elementy, które pomagają zaprojektować wydarzenie online. Są to content, kontekst, audience i attention. Po pierwsze musimy pracować nad treścią, którą chcemy przekazać. Następnie musimy tę treść osadzić kontekstowo, a więc zbudować środowisko, dzięki któremu odbiorca eventu potrafi zrozumieć, o co chodzi nadawcy, mowa tu m.in. o budowaniu narracji, spójności w odniesieniu do świata odbiorcy czy pracy w modelu scenariuszowym. Kolejny element to konieczność zadbania o to, żeby po drugiej stronie mieć dobrze dobraną grupę docelowych odbiorców – najpierw więc musimy zawalczyć o widza, przyciągnąć publiczność na wydarzenie, a następnie nią zarządzać. I wreszcie ostatni element to zadbać o uwagę i zaangażowanie odbiorcy.

Digital event to połączenie tradycyjnego eventu i produkcji telewizyjnej oraz komunikacji 360 st. Zmienia się zatem perspektywa zarządzania eventem online, tym samy funkcje producenta, reżysera, wreszcie osoby odpowiedzialnej za komunikację, która będzie budowała społeczność eventu.
Definiując digital event, do samej realizacji wydarzenia, należy zatem dodać komunikację przed eventem i po nim. Ta komunikacja ma przekonać odbiorców do udziału, przygotować ich, nastawić, wzbudzić oczekiwania i zarządzać tymi oczekiwaniami, i wreszcie – jak podkreśla Wojciech Herra – ma sprawić, że kontekstowo będziemy rozumieli dlaczego tam jesteśmy, w konsekwencji content będzie wyższej jakości i na koniec organizator pozyska naszą uwagę.
Takie podejście oznacza konieczność przygotowania i prowadzenia spójnej narracji na długo przed wydarzeniem, m.in. za pomocą profesjonalnych i atrakcyjnych teaserów. Zarządzanie społecznością ma zbudować poczucie tożsamości odbiorców i ich identyfikowanie się z eventem, zaangażować do bycia ze sobą nie tylko w momencie realizacji, wreszcie wzmacniać emocje.

Projektując digital event, należy zacząć od strategii i określenia celów – celów wydarzenia, celów prelegentów i celów odbiorców, a następnie skupić się na odpowiedzi na pytanie, co jest elementem wspólnym tych trzech zbiorów, i stworzyć do tego treść. W świecie eventów online podstawową zasadą jest less is more, więc ta precyzja będzie niezwykle istotna także w doborze contentu. Kolejny krok, to dobór technologii, np. platformy eventowej, ale zawsze w odniesieniu do celu, charakterystyki wydarzenia i grupy odbiorców. I ostatni element, to jak najszersze spojrzenie na możliwości komunikacyjne wokół samego wydarzenia. Należy też pamiętać o zasadzie „zero tolerancji” – w tradycyjnym evencie wszystko co dzieje się wokół głównego przekazu wpływa na doświadczenie i wrażenie odbiorcy. Podczas eventu online mam tylko: przekazywaną treść i odbiorcę po drugiej stronie – wszystko musi być więc perfekcyjnie przygotowane, z użyciem właściwych narzędzi oraz dostosowane od możliwości percepcyjnych odbiorcy, co w praktyce oznacza bardzo często skracanie i dynamizowanie treści.

Wybierając platformę do organizacji eventu digitalowego, zdaniem Wojciecha Herry, warto pamiętać o czterech podstawowych elementach:

• czy treści, które przygotujemy, będą podane w atrakcyjny sposób
• czy odbiorca nie pogubi się na platformie (dobrym rozwiązaniem jest umożliwienie sprawdzenia platformy przed wydarzeniem) – zadbanie o komfort odbiorcy
• walka o uważność (zadbanie o to, aby na platformie nie funkcjonowały zbędne w kontekście danego wydarzenia elementy i wszystkie rozpraszacze). Warto wykorzystać tylko te elementy platformy, które są potrzebne do zrealizowania zaplanowanego wcześniej wydarzenia, a nie odwrotnie – dopisywać treści, aby wykorzystać wszystkie funkcjonalności
• możliwości personalizacji platformy, co wpłynie na kluczową dla efektywności wydarzenia kontekstowość.

Podczas webinaru zostały zprezentowane platformy: Eventory, VE Space, Virtual Business Platform 2.0 oraz Wydarzenia Online (obecnie BluPlatform)
Zobacz prezentację wszystkich uczestników webinaru>>>

Eventory – kompleksowa platforma do organizowania i zarządzania wydarzeniami oraz spotkaniami biznesowymi (online, offline oraz hybrydowymi), dysponująca zautomatyzowanymi narzędziami do angażowania uczestników i analityki wydarzeń z perspektywy marketingu, sprzedaży i HR. Platformę zaprezentował Mateusz Zawadzki, enterprise development manager, Eventory

VE Space – oprogramowanie do wydarzeń wirtualnych i hybrydowych dla każdego użytkownika Wirtualne przestrzenie zaprojektowane do organizacji targów, konferencji, dni otwartych i wielu innych wydarzeń. platforma łączy, strefę expo, strefę konferencji, możliwości networkingu, funkcje organizacyjne oraz statystyki i raporty. Platformę zaprezentował Paweł Ciesielka, CTO Proacta

Virtual Business Platform 2.0 – nowoczesne narzędzie do organizacji wydarzeń w formule online i hybrydowej. Funkcje VBP 2.0 to m.in. match making podczas eventu, networking online, pokoje eksperckie, możliwość wprowadzenie gier, modułu zakupów, pełna ochrona danych i zagwarantowane bezpieczeństwo komunikacji. Platformę zaprezentowała Żaneta Berus, dyrektor zarządzająca BERM.

Wydarzenia Online (obecnie BluPlatform) – uniwersalne narzędzie, przeznaczone szczególnie dla dużych eventów, gdzie kluczowy jest transfer wiedzy, komunikacja i networking, a więc na kongresach, konferencjach, prezentacjach oraz targach. Platforma idąc w ślad za stacjonarnymi wydarzeniami składa się z kilku stref i modułów. Platformę zaprezentował Sławomir Adamczyk, project manager, BluPlatform.

Webinar skierowany był do specjalistów i menedżerów z korporacji reprezentujących działy m.in. marketingu, HR, administracji, wsparcia sprzedaży, zakupów, oraz agencji, które pomagają klientom w realizacji ich projektów online. Wzięło w nim udział ponad 200 uczestników.