Odwołanie Fest Festiwalu to potężne konsekwencje krótko- i długoterminowe. Opinie przedstawicieli agencji eventowych
Fest Festival w Chorzowie był uznawany za jedną z największych letnich imprez w Polsce. Dotyczy to zarówno frekwencji, występujących artystów (w tym orku miało być ich 200), zaangażowania marek, które w ramach wydarzenia przygotowywały swoje strefy. W organizację wydarzenia zaangażowane były firmy ze wszystkich sektorów branży eventowej. Festiwal, który miał wystartować dziś (czyli w środę, 9 sierpnia), został odwołany w piątek, 4 sierpnia. Najpierw nieoficjalnie pisały o tym media, po kilkugodzinnym chaosie komunikacyjnym, wieczorem pojawiło się oświadczenie organizatorów oficjalnie odwołujące Fest Festival 2023. Organizatorem festiwalu jest zarejestrowana w 2019 roku spółka Fest Festival, należąca do Marcina Szymanowskiego i Macieja Korczaka. Jej kapitał zakładowy wynosi 6 tys. zł. Jest ściśle powiązana ze spółką Follow The Step, której prezesem zarządu jest Marcin Szymanowski.
Co odwołanie Fest Festiwalu, w takim momencie jego przygotowań, oznacza dla branży eventowej, jakie rodzi konsekwencje? O opinie spytaliśmy przedstawicieli agencji eventowych.
Wojciech Cłapiński, El Padre: Nadpodaż na rynku imprez muzycznych >>>
Michał Kaleta, endorfina events: Potężne konsekwencje krótko- i długoterminowe >>>
Jędrek Nykowski, Creative Pro: Ryzyk fizyk, a tu możliwości zostały przeszacowane >>>
Szymon Pasaj, Live Age: Zmiany finansowania projektów event marketingowych powinny przenieść się na całą branżę >>>
Dawid Sobieraj, Gawra Warszawska: Byliśmy już w pełni gotowi do realizacji strefy dla naszego klienta >>>
Artur Szczęsny, Rebelia Media: Zachwianie zaufania do naszej branży >>>
Wojciech Cłapiński, wiceprezes El Padre: Nadpodaż na rynku imprez muzycznych
Po pierwsze mam wrażenie, że mamy do czynienia ze zjawiskiem nadpodaży na rynku imprez muzycznych. Do rosnącej w ostatnich latach liczby festiwali należy dodać wiele koncertów gwiazd światowego formatu, organizowanych w Polsce praktycznie co tydzień, a także stadionowe koncerty kilku polskich wykonawców. W efekcie potencjalny fan muzyki musi wybierać tylko te najciekawsze dla siebie pozycje, bo osób, które stać na bilety na wszystkie imprezy jest raczej niewiele.
Wobec powyższych nie dziwi fakt, że niektóre imprezy (zwłaszcza organizowane w późniejszych terminach) po prostu nie wytrzymują konkurencji, która w tym roku jest bardzo duża, a jak można się dowiedzieć, sprawdzając kalendarz koncertów stadionowych, w przyszłym roku będzie bardzo podobnie. Należy się więc zastanowić, czy coraz młodszą publiczność będzie zwyczajnie stać na coraz droższe festiwalowe karnety (do tego transport, wyżywienie i noclegi) oraz na bilety na koncerty ulubionych artystów, których na festiwalach niestety można usłyszeć coraz mniej.
Dla nas agencji eventowych, każdy festiwal to szansa na obsługę firm i marek szukających na festiwalach skutecznej ekspozycji. Oczywiście jednak każdy woli wykonać swoją robotę na udanej imprezie z jak największą i zadowoloną publicznością.
Michał Kaleta, dyrektor zarządzający, endorfina events: Potężne konsekwencje krótko- i długoterminowe
Niestety. Mamy nasz polski Fyre Festival. W branży aż huczy od kolejnych wiadomości o skali zadłużenia organizatorów, niezapłaconych fakturach, niewypełnionych kontraktach. Agencja Follow The Step zapadła się pod ziemię i poza fatalnym oświadczeniem w sieci nie wiemy nic oficjalnie.
Odwołanie festiwalu rodzi potężne konsekwencje krótko- i długoterminowe. Krótkoterminowe są bardzo złe na każdym poziomie. Festiwalowicze nie odzyskają pieniędzy za bilety, podwykonawcy pieniędzy za wykonaną pracę, gastronomia gotowa musi zutylizować zakupione produkty, nawet wolontariusze, którzy wpłacili kaucję za swoją obecność – stracą. Przykłady można mnożyć, wszystkie są niebywale przykre.
Pojawia się wiele głosów, że sytuacja była do przewidzenia. Mam co do tego poważne wątpliwości. Za tym potężnym przedsięwzięciem stały ogromne brandy, sponsorzy tytularni i poboczni, miasto, setki nazwisk artystów, komunikacja oraz lata historii festiwalu. To wszystko mocno uwiarygadniało projekt, a na terenie Parku Śląskiego do czwartku trwały prace montażowe.
Długoterminowo jednak, wierzę, że ten kryzys mocno wpłynie na profesjonalizację branży, regularne płatności, podpisywanie i wywiązywanie się z kontraktów. Liczę na to, że w ramach nauki, większą uwagę będziemy przykładać do etyki pracy oraz renomy firm, z którymi pracujemy.
Jędrek Nykowski, creative director, Creative Pro: Ryzyk fizyk, a tu możliwości zostały przeszacowane
Z jednej strony to szokujące zdarzenie, z drugiej od dłuższego czasu w branży słychać było o problemach finansowych spółek powiązanych z Follow the Step. Skwituję to krótkim „ryzyk fizyk” w kategoriach biznesowych. Każdy, kto miał do czynienia z branżą festiwalowo-koncertową, zależną od sprzedaży biletów, sponsorów oraz możliwości poskładania ciekawego i mocnego line-up’u, zdaje sobie sprawę, jak ryzykowny to biznes i jak łatwo przeszacować swoje możliwości. Myślę, że to właśnie taki przypadek, w którym możliwości zostały przeszacowane. Pamiętajmy bowiem, że w tym roku po raz kolejny mamy ogromną liczbę wydarzeń festiwalowych, a do tego na PGE Narodowym, Live Nation od czerwca, praktycznie co tydzień organizuje koncerty na kilkadziesiąt tysięcy ludzi, co realnie wpłynęło na zasobność portfeli potencjalnych uczestników eventów.
To, co się stało ma oczywiście ogromny wpływ na branżę, spowoduje lawinę roszczeń, zdemoluje jakiś inny biznes zaangażowany finansowo w całe przedsięwzięcie (co będzie z Going?), skłoni jakiegoś klienta do wycofania się ze sponsoringu. Będziemy o tym pamiętać, ale czy realnie wpłynie to na to w jak sposób działa ta branża? Nie sądzę.
Czy ktoś jeszcze pamięta okoliczności przejęcia Orange Warsaw Festival przez Alter Art? W branży to już w zasadzie miejska legenda. Chciałbym jednak zatrzymać się w tym miejscu, bo tamta ostatnia wielka wywrotka w naszej branży miała zupełnie inny przebieg, choć przyczyny chyba podobne – przeszacowanie możliwości wydarzenia. Nie znam szczegółów, natomiast mogę się domyślać, że o tego, co wydarzy się po OWF 2016 organizator mógł się spodziewać już w 2014. Natomiast dokończył zadanie, mimo że popadał w coraz większe długi… w kategoriach biznesowych masakra, ale nikt niczego nie odwołał, zadanie zostało wykonane eventy się odbyły… ryzyk fizyk i biznesowa wywrotka. Festiwal nie stracił ciągłości i odbywa się do dziś.
Możemy sobie zatem zadać pytanie, kiedy było wiadomo, że Fest 2023 się nie odbędzie? W tym miejscu pojawiają się ci, którzy są najbardziej poszkodowani: ludzie, którzy kupili bilety oraz dziesiątki podwykonawców – czy odzyskają swoje pieniądze? Nie sądzę. Sposób przeprowadzenia całego procesu uważam za niemoralny. Właściwie do dnia festiwalu, spółka organizująca wydarzenie mówiła, że jest ok, sprzedawała bilety, podpisywała umowy sponsoringowe. Nie wierzę, że nie znała swojej sytuacji i ryzyka związanego z organizacją. Ryzyk fizyk zmienił się w korkociąg bez możliwości wyprowadzenia samolotu, a piloci nadal powtarzali pasażerom, że wszystko gra. Konsekwencje? Brak zaufania, tysiące wprowadzonych w błąd festiwalowiczów, dziesiątki sponsorów i podwykonawców. Szkoda, bo wydawało się, że naprawdę lecimy w kosmos.
Szymon Pasaj, co-CEO, dyrektor produkcji, Live Age: Zmiany finansowania projektów event marketingowych powinny przenieść się na całą branżę
Był taki moment po marcu 2020 r., w którym już widać było, które agencje radzą sobie w nowych okolicznościach, ale sytuacja daleka była od stabilnej. Pamiętam, że jedną ze zmian w naszych relacjach z klientami w tamtym okresie było ich większe zaangażowanie i współodpowiedzialność za finansowanie projektu na każdym jego etapie. Wcześniej klienci nierzadko liczyli na kredytowanie projektów przez agencje, negocjując płatność po wykonaniu, a czasem im większa korporacja, tym dłuższe terminy płatności. Mniejsza stabilność rynku dała nam zaskakujący argument do dyskusji: chcesz mocniej zadbać o bezpieczeństwo własnego projektu, zaangażuj się w jego finansowanie od samego początku. Ułatwiło to rozmowy o zaliczkowaniu i podziale projektu na etapy. Dzięki temu dziś nie kredytujemy już samodzielnie projektów, których przygotowanie nierzadko sięga na rok przed realizację. W naszych relacjach z partnerami jest to już właściwie stała praktyka, która obejmuje nie tylko poziom klient – agencja, ale schodzi także w dół łańcucha dostaw, do naszych podwykonawców, przynosząc lepsze poczucie bezpieczeństwa i komfort pracy dla całego teamu projektowego.
Specyfiką naszej agencji nie są akurat projekty biletowane, a zamknięte, skierowanie do klienta B2B. Ale często jest w nich obecna sieć partnerów – sponsorów wydarzenia. I w zasadzie nie zdarzają nam się dziś sytuacje, by ten model finansowania oparty o zaliczki czy etapy spotykał się z
odmową.
W przypadku projektu otwartego z pewnością wielkim wyzwaniem jest zarządzenie tym procesem na poziomie całej piramidy podmiotów zaangażowanych, ale wierzymy, że zmiany w praktyce finansowania projektów event marketingowych przeniosą się na całą branżę.
Dawid Sobieraj, dyrektor zarządzający Gawra Warszawska: Byliśmy już w pełni gotowi do realizacji strefy dla naszego klienta
Odwołania imprez zdarzają się i są wpisane w ryzyko funkcjonowania w branży eventowej, ale niezwykle rzadko zdarza się, żeby miało to miejsce na tym etapie projektu. Jest to ogromny problem zarówno dla marek, które są partnerami festiwalu, i podejmują wiele działań komunikacyjnych i wizerunkowych przed takim eventem, jak i dla firm eventowych, które odpowiadają za realizację wydarzenia czy projektów partnerskich dla sponsorów.
Z punktu widzenia agencji eventowej takie projekty zaczynają się na długo przez samym wydarzeniem. Czasami na kilka tygodni lub nawet miesięcy przed imprezą ruszają prace projektowe i produkcyjne. W przypadku naszej agencji i Fest Festiwalu dokładnie tak było. Byliśmy już w pełni gotowi do realizacji strefy dla naszego klienta, który miał być partnerem imprezy. Wszystkie materiały były gotowe, pozostawało jedynie dostarczyć je na miejsce i zainstalować. Przygotowane było też całe zaplecze do realizacji i obsługi strefy klienta.
Agencja musi ponieść przed eventem wiele kosztów – zaliczki za produkcję czy transport materiałów, rezerwacje pracowników lub chociażby opłaty za hotele dla ekip produkcyjnych. Większość tych kosztów albo już została poniesiona albo ich anulowanie nie będzie możliwe ze względu na bliski termin wydarzenia. Taka sytuacji to dla wielu firm ogromny problem. Gawra Warszawska działa w branży już od kilku lat i jest w stanie poradzić sobie z takim wyzwaniem, ale w przypadku małych agencji może to nawet stanowić o ich być albo nie być na rynku. Taka sytuacja stawia też w ciężkim położeniu naszych klientów, którzy zainwestowali środki z jednej strony w udział w festiwalu oraz realizację strefy promocyjnej, z drugiej w kampanie promującą obecność marki na wydarzeniu.
Artur Szczęsny, CEO Rebelia Media: Zachwianie zaufania do naszej branży
Odwołanie festiwalu lub innego dużego wydarzenia stanowi zawsze ogromne wyzwanie i dla organizatorów, i dla branży eventowej. Odwołanie takiego wydarzenia niesie za sobą szereg problemów i konsekwencji. Nie inaczej jest z Fest Festiwalem.
Konsekwencje „tu i teraz” to przede wszystkim te finansowe i wzierunkowe. Odwołanie festiwalu wiąże się z poważnymi stratami finansowymi zarówno po stronie organizatorów, jak i wielu innych zaangażowanych stron, takich jak sponsorzy/partnerzy i obsługujące ich agencje, dostawcy usług, hotelarze, firmy z branży gastronomicznej. Oczywistą konsekwencją mogą być zwolnienia pracowników, zarówno tymczasowych, jak i stałych, którzy byli zaangażowani w organizację i obsługę wydarzenia. Branża eventowa tym się charakteryzuje, że praca wielu ludzi uzależniana jest od tego rodzaju dużych wydarzeń właśnie. Warto przypomnieć, że wolontariusze, aby móc pracować przy Fest Festiwalu, musieli wpłacić kaucję w wysokości 699 zł fundacji Follow The Step.
Odwołanie festiwalu w ostatniej chwili to także zła informacja dla miasta Chorzowa, które dotąd mogło być dumne z bycia gospodarzem tak wielkiej imprezy. Na wizerunkowym nieszczęściu sąsiadów już korzystają Katowice, które w mediach społecznościowych zachęcają niedoszłych festiwalowiczów do odwiedzenia swoich atrakcji.
I w nieco dłuższej perspektywie – najpoważniejszą konsekwencją może być zachwianie zaufanie do naszej branży. Odwołanie festiwalu w zasadzie tuż przed jego rozpoczęciem, w atmosferze niedomówień, zalegających braków płatności, niejasnych umów, chaosu komunikacyjnego, to naturalnie rodzi obawy uczestników i sponsorów wobec przyszłych wydarzeń. To może znacząco utrudnić ich realizację. Przy organizacji eventów zaufanie jest kluczowe w pracy z podwykonawcami i partnerami. Chociaż tutaj uważam, że żeby organizować wydarzenie bez stuprocentowej przedpłaty (Fest Festival przyp. red.), to naprawdę trzeba sobie zasłużyć. O kłopotach organizatorów Festa słychać było w branży od dawna, ale nieoficjalnie. Dodatkowo wiarygodność wydarzenia zbudowała nagroda w ramach Bestsellerów Empiku 2021. Frekwencja i rekordowa sprzedaż biletów przykrywały branżową niepewność. Ale nie w tym roku.
Mimo że odwołanie festiwalu jest trudnym doświadczeniem, branża eventowa jest elastyczna i zdolna do dostosowania się do zmieniających się okoliczności. Organizatorzy wydarzeń mogą wyciągnąć wnioski z takich sytuacji, rozwijać plany awaryjne i działać bardziej odpowiedzialnie, aby minimalizować ryzyko odwołań w przyszłości.
Zobacz też: Organizator Fest Festiwalu nie ogłosi upadłości >>>
Zobacz też: Fest Festival odwołany. Jest oświadczenie organizatora >>>