Debiut Polski na PCMA Convening EMEA

W Rotterdamie odbyło Convening EMEA 2025, organizowane przez PCMA (Professional Convention Management Association). To flagowe spotkanie PCMA dla branży wydarzeń biznesowych z Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki zgromadziło ponad 600 liderów i strategów z ponad 45 krajów. Partnerem wydarzenia było Poland Convention Bureau POT. 

Poland Convention Bureau, Biuro Spotkań i Wydarzeń Polskiej Organizacji Turystycznej, jako partner wydarzenia Convening EMEA 2025, było obecne zarówno w strefie wystawienniczej, jak i w programie merytorycznym, współorganizując w sesję Micro Lab poświęconą relacji między technologią a ludzką kreatywnością w projektowaniu wydarzeń: „Striking the Meeting Design Balance: Navigating the High vs. Low Touch Landscape”. Sesja prowadzona była przez Felixa Rundela, współzałożyciela futurehain i Centre for Convening Minds.
Felix Rundel w swoim wystąpieniu podkreślał znaczenie równowagi między technologią a ludzkim podejściem, nawiązując do wcześniejszych uwag Timona de Jonga o wartości spotkań. Wspomniał również o pochodzeniu słowa technologia, od greckiego techne, oznaczającego rzemiosło, umiejętność lub sztukę, kwestionując postrzeganie technologii jako czegoś bezosobowego.
 
Aneta Książek z Poland Convention Bureau POT powitała uczestników i przedstawiła koncepcję pokojów niskostymulujących (low sensory rooms) – rozwiązania zwiększającego inkluzywność wydarzeń. Zachęcała do współpracy z destynacjami i biurami kongresów w celu wykorzystania ich zasobów i kreatywności.
– W dobie sztucznej inteligencji i rozwiązań cyfrowych nie możemy zapominać o emocjach i ludzkim wymiarze spotkań. To właśnie połączenie technologii z empatią czyni wydarzenia wartościowymi. Podczas Micro Labu zaprezentowałam przykłady dobrych praktyk z Polski, m.in. tworzenia stref sensorycznych, które wspierają wyciszenie i regenerację uczestników podczas dużych wydarzeń. Cieszę się, iż organizatorzy podczas całego wydarzenia wcielili wiele z tych dobrych praktyk w życie dbając nie tylko o zrównoważone posiłki czy kawę serwowaną ze stacji, w której klientów obsługiwały osoby niesłyszące, ale także projektując ciekawe i innowacyjne formaty sesji i paneli. Convening EMEA 2025 pokazało, że przyszłość wydarzeń to łączenie ludzi, technologii i celów w spójne, znaczące doświadczenia, które inspirują do wspólnego działania. Jestem dumna, iż braliśmy udział w tym wydarzeniu jako partner i być może w jakimś stopniu przyczyniliśmy się do budowania lepszego świata – podkreśliła Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau POT.
 
Johanna Roth, reprezentująca European Association for Research Managers and Administrators, podzieliła się doświadczeniem w stosowaniu cyfrowych odznak (digital badges) w swojej organizacji, które usprawniają logistykę i poprawiają doświadczenie uczestników. Wskazała także na kreatywne, niskobudżetowe strategie projektowania spotkań, takie jak sesje oddechowe, joga, karty do networkingu, kąciki z flipchartami czy formuła „pustego krzesła”, sprzyjające tworzeniu więzi międzyludzkich i przełamywaniu barier w nawiązywaniu kontaktów.
 
Julia Hossbert Grinike z Siemens Healthineers opowiedziała o integracji technologii w wydarzeniach organizacji, w tym o zastosowaniu chatbotów, aplikacji eventowych i narzędzi rozpoznawania twarzy. Podkreślała znaczenie narzędzi, które wnoszą realną wartość, nie dominując nad osobistymi interakcjami, oraz zwróciła uwagę na wyzwania wynikające z restrykcyjnych niemieckich przepisów o ochronie danych osobowych. Julia zaznaczyła również, że technologia odgrywa coraz większą rolę w przygotowaniu i personalizacji wydarzeń, wspominając o dedykowanym zespole w Siemens Healthineers, zajmującym się wyszukiwaniem i wdrażaniem innowacyjnych rozwiązań.
Convening EMEA 2025odbyło się w dniach 14–16 października 2025 roku. 
 
PCMA EMEA reprezentuje organizatorów wydarzeń i dostawców usług eventowych z całej Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki. Region EMEA skupia zróżnicowaną społeczność profesjonalistów branży eventowej, działających w różnych obszarach, od DMO po stowarzyszenia, od organizatorów kongresów (PCO) po centra kongresowe, hotele i korporacje. Siedziba główna PCMA znajduje się w Chicago w Stanach Zjednoczonych, a jej partnerzy i współpracownicy działają w ponad 59 krajach. PCMA ma globalną perspektywę, utrzymując bezpośredni kontakt z ponad 8 tys. profesjonalnych członków oraz 100 tys. interesariuszy branży wydarzeń biznesowych, którzy współtworzą program edukacyjny i strategię organizacji.