Aneta Książek: lekcje, inspiracje i liczby, czyli relacja z 64. Kongresu ICCA

Dobre spotkanie to takie, które nie opuszcza nas zaraz po zakończeniu, tylko zostawia coś po sobie. Wyjechałam z Porto z poczuciem, że byłam świadkinią i częścią nowego modelu wydarzenia, które rozgrywało się w autentycznej tkance miasta. Oczywiście ten eksperyment wymagał większego zaangażowania w przemieszczanie się i na początku powodował lekki chaos, ale summa summarum okazał się – moim zdaniem – bardzo ciekawym sposobem na prezentację destynacji.

Kongres ICCA w Porto – odbywający się pod hasłem „Spotkania Przyszłości / Charting the Course” – zgromadził ponad 1500 delegatów z 81 krajów i stał się największym kongresem ICCA, jaki kiedykolwiek odbył się na kontynencie europejskim. Już sama skala robiła wrażenie, ale dopiero na miejscu poczułam, że to nie liczby są tu najważniejsze, tylko sposób myślenia o przyszłości – od innowacji i AI, przez zrównoważony rozwój i dziedzictwo (legacy), po bardzo ludzki, empatyczny wymiar spotkań.

Porto jako żywy kampus idei – formuła „multi-venue”
Zamiast jednego centrum konferencyjnego – dziewięć starannie dobranych lokalizacji rozsianych po całym Porto. Główną siedzibą kongresu była Alfândega Congress Centre – dawna siedziba urzędu celnego, dziś nowoczesne centrum kongresowe i muzeum transportu, położone tuż nad rzeką Douro. Industrialna, historyczna przestrzeń zaprojektowana przez architekta Souto de Mourę nadawała wydarzeniu rangę i charakter.
Pozostałe lokalizacje: Coliseum of Porto, Stock Exchange Palace, Porto Leixões Cruise Terminal, Ferreira Cellars, CEiiA – centrum badań i innowacji, WOW – World of Wine, Super Bock Arena, F.C. Porto Dragão Stadium – Arena.
Przemieszczając się między tymi miejscami, dosłownie zanurzaliśmy się w tkance miasta – od zabytkowych gmachów, przez nowoczesne huby innowacji, po ikoniczne winiarnie. To nie było „odbywanie sesji”, tylko doświadczanie Porto wszystkimi zmysłami.
Nasz gospodarz – Visit Porto & North Portugal zadbał o delegatów, wręczając przy rejestracji 3-dniową kartę na transport miejski, a także dodatkowo, dla chętnych kartę turysty uprawniającą do zniżek do atrakcji turystycznych i restauracji.

Pięć ścieżek tematycznych – każde miejsce z własną historią
Program oparto na pięciu dynamicznych ścieżkach, z których każda miała „swoje” venue, narrację i atmosferę. Jako uczestniczka, mogłam dobrać ścieżki pod własne potrzeby i… nastroje danego dnia:

Impact & Sustainability – miejsce: Porto Leixões Cruise Terminal. Z widokiem na morze, statki i ruch w porcie rozmawialiśmy o tym, jak branża spotkań może realnie wpływać na zrównoważony rozwój. To tu najmocniej wybrzmiało, że sustainability to już nie „dodatek”, lecz czynnik przewagi konkurencyjnej destynacji i obiektów.
Future Leadership & Resilience – miejsce: Ferreira Cellars. W historycznych piwnicach dojrzewającego porto rozmawialiśmy o odporności, przywództwie i megatrendach. Symbolika miejsca – tradycja, cierpliwość, praca pokoleń – świetnie korespondowała z tematami zarządzania zmianą i długofalowej strategii.
Purposeful Business Models & Startups – miejsce: Alfândega Congress Centre. Serce kongresu. Tu dyskutowano o nowych modelach biznesowych, startupach, hybrydowych rozwiązaniach i o tym, jak łączyć dziedzictwo z innowacją. Miejsce, w którym historia i nowoczesność spotykały się bardzo dosłownie.
Innovation & Technology – miejsce: CEiiA Research Hub. W środku zaawansowanego centrum badań i prototypowania rozmawialiśmy o AI, nowych technologiach i o tym, jak cyfryzacja oraz automatyzacja zmienią projektowanie wydarzeń. To była ścieżka dla tych, którzy chcą być pół kroku przed branżą.
The Creative Edge – miejsce: WOW (World of Wine). Z panoramą Porto w tle skupialiśmy się na storytellingu, designie doświadczeń i kreatywności jako przewadze konkurencyjnej destynacji i eventów. Tu najpełniej czułam, że każde wydarzenie może (i powinno) opowiadać spójną, angażującą historię.

Dzięki takiej konstrukcji program nie był tylko „zbiorem sesji”, ale świadomie zaprojektowaną podróżą – od idei do praktyki, od danych do emocji.

Kluczowe przesłanie: „Spotkania Przyszłości” – od logistyki do dziedzictwa
Hasło „Spotkania Przyszłości / Charting the Course” przewijało się przez wszystkie wystąpienia. Bardzo mocno wybrzmiało odejście od postrzegania wydarzeń jedynie przez pryzmat frekwencji, liczby noclegów czy bezpośrednich przychodów.
Główne wątki, które zapamiętam:

Dziedzictwo (legacy) – nacisk na mierzalny, długofalowy wpływ wydarzeń na społeczności lokalne, systemy (np. ochrony zdrowia), polityki publiczne oraz realizację Celów Zrównoważonego Rozwoju ONZ.
Ekonomia destynacji – spotkania jako narzędzie rozwoju miasta, nie tylko turystyki biznesowej, ale też inwestycji, innowacji i transferu wiedzy.
Siła storytellingu – wydarzenia jako nośnik emocji, doświadczeń i narracji, które budują prawdziwe relacje, nie tylko „kontakty biznesowe”.
AI i regeneracja – sztuczna inteligencja, automatyzacja oraz modele cyrkularne jako fundament przyszłości organizacji wydarzeń, ale zawsze z zachowaniem ludzkiej perspektywy.
Human-centred design – projektowanie doświadczeń z myślą o dostępności, inkluzywności i różnorodności – „dla wszystkich, a nie dla większości”.

Inspirujące wystąpienia i keynote’y
Wiele sesji zapadło mi w pamięć, ale kilka momentów szczególnie poruszyło:
Prof. Greg Clark – urbanista i ekspert od miast przyszłości – zaprosił nas do wyobrażenia sobie roku 2080. Mówił o wpływie zmian klimatycznych, demografii, urbanizacji i technologii na to, gdzie i po co będziemy się spotykać. Bardzo wyraźnie podkreślił, że przetrwają i odniosą sukces ci, którzy aktywnie kształtują zmiany, a nie tylko na nie reagują.
Chef „Tam” Chudaree Debhakam – zwyciężczyni tajskiej edycji „Top Chef” – pokazała sustainability z perspektywy kuchni: lokalne produkty, krótkie łańcuchy dostaw, szacunek do surowca. Prosty, ale bardzo mocny przekaz: zmiana zaczyna się od codziennych, małych decyzji.
Peru Dharani – technolog i storyteller – przypomniał, że w świecie rosnącej roli AI i uwagi rozproszonej między tysiącem bodźców, to właśnie ludzkie historie są tym, co naprawdę nas łączy. Dla naszej branży to była ważna lekcja: technologia jest narzędziem, a nie celem.
Christian Bason – ekspert od designu, demokracji i innowacji publicznych – wystąpił nie tylko jako profesjonalista, lecz także ojciec dziecka z niepełnosprawnością rozwojową. Zadał bardzo proste, a jednocześnie przejmujące pytanie: „Jak możemy projektować destynacje i wydarzenia, które naprawdę działają dla każdego?”
To był jeden z najbardziej poruszających momentów kongresu. Włączanie, dostępność i empatia przestały brzmieć jak modne hasła – nabrały bardzo osobistego wymiaru.

Incredible Impacts Award 2025 – siła wydarzeń zmieniających system
Jednym z najważniejszych momentów finałowych była prezentacja tegorocznego laureata Incredible Impacts Award 2025. Nagroda, realizowana przez ICCA we współpracy z BestCities Global Alliance, wyróżnia wydarzenia, które wykraczają poza tradycyjne wskaźniki sukcesu i tworzą trwałe dziedzictwo. W tym roku wyróżniono WONCA (World Organization of Family Doctors) za World Rural Health Conference 2022 w Limerick (Irlandia) – wydarzenie poświęcone wyzwaniom ochrony zdrowia na obszarach wiejskich.
Konferencja zintegrowała lekarzy rodzinnych, badaczy i decydentów, a w efekcie doprowadziła m.in. do:

powstania pierwszego w Irlandii Krajowego Komitetu ds. Medycyny Wiejskiej,
utworzenia stanowiska pierwszego profesora medycyny wiejskiej na University of Limerick,
uruchomienia programu stypendialnego dla lekarzy rodzinnych w obszarach wiejskich,
rozwoju Rural Teaching Hub, gdzie studenci część kształcenia odbywają w społecznościach wiejskich,
organizacji spotkania WHO, które współtworzyło Rural Health Equity Toolkit.

To pokazuje, że dobrze zaprojektowana konferencja może stać się katalizatorem realnych zmian systemowych.
Program Incredible Impacts nagradza takie właśnie wydarzenia i przyznaje zwycięzcom grant 20 tys. USD, by pomóc im dalej rozwijać wypracowane dziedzictwo i inspirować inne stowarzyszenia do tworzenia wydarzeń „z misją”.
Wśród wyróżnionych projektów znalazły się też inicjatywy m.in. International Federation of Endodontic Associations (IFEA) oraz International Papillomavirus Society (IPVS), co dobitnie pokazało, że legacy dotyczy bardzo różnych dziedzin, od medycyny po edukację i polityki zdrowotne.

ICCA Best Marketing Award 2025 – „Closed for Maintenance – Open for Voluntourism”
Drugim ważnym wyróżnieniem było przyznanie ICCA Best Marketing Award 2025 organizacji Visit Faroe Islands za kampanię: „Closed for Maintenance – Open for Voluntourism”
To przykład odważnego, nieszablonowego podejścia do promocji destynacji: zamiast zapraszać masowych turystów, Wyspy Owcze ogłaszają się „zamknięte dla ruchu turystycznego”, a „otwarte” dla wolontariuszy, którzy pomagają w pracach na rzecz przyrody i lokalnej społeczności. Kampania stała się znakomitym studium przypadku marketingu opartego na wartościach, a nie tylko na zasięgach.
W finale obok Visit Faroe Islands znalazły się tak silne destynacje jak Wonderful Copenhagen i Business Events Sydney, co dodatkowo podnosi rangę nagrody.

Strategia ICCA 2030 – jasny kierunek na kolejną dekadę
Podczas walnego zgromadzenia członków ICCA przedstawiono także ICCA Strategy 2030 – plan, który ma pomóc globalnej społeczności business events wejść w „nowy rozdział”.
Cztery filary strategii, które przytoczono, brzmią bardzo konkretnie:

Education & Data – rozwijanie wiedzy, narzędzi analitycznych, benchmarków i insightów dla członków.
Global Leadership – wzmocnienie roli ICCA jako głosu branży na arenie międzynarodowej, także w dialogu z rządami i organizacjami takimi jak ONZ czy WHO.
Community & Membership – jeszcze głębsza integracja społeczności ICCA, także międzysektorowo i międzyregionalnie.
Engagement – budowanie realnego zaangażowania, nie tylko passywnego członkostwa; tworzenie platform współpracy i współtworzenia (co-creation).

Głos Polski na arenie międzynarodowej
Miłym akcentem z mojego – polskiego – punktu widzenia była bardzo widoczna obecność przedstawicieli naszej branży. W Porto pojawili się reprezentanci m.in.: Poland Convention Bureau POT, Warsaw Convention Bureau, Kraków Convention Bureau, Gdansk Convention Bureau, Szczecin Convention Bureau, Międzynarodowe Targi Poznańskie, LOT Polish Airlines, Symposium Cracoviense (PCO).
Było wyraźnie widać, że Polska chce być aktywną częścią globalnej rozmowy o przyszłości spotkań – zarówno jako destynacja, jak i partner w tworzeniu nowych standardów.
Myślę, że tego się zresztą oczekuje po przedostatnim europejskim gospodarzu 61. Kongresu ICCA, który odbył się w Krakowie w 2022 roku i jest wciąż wspominany przez obecnych na nim światowych delegatów, co pokazuje, że wydarzenia międzynarodowe takiej rangi jak kongres ICCA, to ogromna korzyść wizerunkowa dla miasta i jego branży.
Braliśmy udział w sesjach i wybranych ścieżkach, rozdzielaliśmy się, by znów spotykać się na sesjach globalnych. Kilka razy udawało nam się zająć prawie cały rząd.

Spotkanie z GDS-Movement i #Meet4Impact oraz nowa strategia branży spotkań
Kongres ICCA to przede wszystkim miejsce ważnych rozmów i współpracy. 11 listopada – w nasze święto niepodległości – razem z Anną Rojek ze Szczecin Convention Bureau odbyłyśmy robocze spotkanie z organizatorami GDS-Forum & Impact Day: Guyem Bigwoodiem, managing directorem Global Destinations Sustainability Movement i Geneviève Leclerc, co-founder & CEO #Meet4Impact.
Szczecin będzie pierwszym polskim miastem, które ugości GDS-Forum & Impact Day – wydarzenie skupiające ponad 300 liderów turystyki regeneratywnej i ekspertów zrównoważonego rozwoju z całego świata.
Przez trzy dni, 16–18 czerwca 2026 r., miasto zamieni się w swoiste laboratorium innowacji i współpracy. GDS-Forum pozwoli uczestnikom wspólnie opracowywać rozwiązania dla bardziej odpowiedzialnej turystyki i wydarzeń. Impact Day, współorganizowany z #Meet4Impact, skupi się na projektowaniu i pomiarze pozytywnego wpływu społecznego branży MICE.
Cieszę się, że jako lokalni gospodarze będziemy mogli włączyć się w program merytoryczny wydarzenia – prezentując zarówno dobre praktyki, jak i wyzwania ze Szczecina oraz innych polskich miast raportujących do GDS-Movement (Kraków, Gdańsk, Wrocław).
W imieniu Poland Convention Bureau wraz z partnerami będę odpowiedzialna za przygotowanie 90-minutowej sesji w formule laboratorium, podczas której wspólnie zastanowimy się nad projektami i działaniami skierowanymi do uczestników ruchu turystycznego – turystów, delegatów biznesowych oraz mieszkańców.
To podejście doskonale wpisuje się w kierunek wyznaczony przez dokument „Strategia rozwoju przemysłu spotkań i wydarzeń w Polsce”, który miał swoją premierę 3 listopada 2025 r. w Warszawie, gdzie jedną z kluczowych idei jest orientacja na uczestnika – prawdziwa zmiana paradygmatu w myśleniu o wydarzeniach. Oznacza ona odejście od koncentracji wyłącznie na logistyce na rzecz doświadczenia uczestnika: personalizacji, interaktywności, zaangażowania, dostarczania unikalnej wartości – zarówno merytorycznej, jak i emocjonalnej.
Ambicją Polski jest, by kojarzyć nas z wydarzeniami tworzonymi „dla uczestników i razem z nimi”. Taka wrażliwość na potrzeby ludzi staje się źródłem przewagi konkurencyjnej – wpływa na chęć powrotu uczestników oraz rekomendacje naszego kraju jako destynacji spotkań.
Nasza sesja podczas GDS-Forum & Impact Day będzie okazją, aby te założenia strategii przełożyć na konkretne działania, projekty i rozwiązania dla miast oraz destynacji w całej Polsce.

Siedem lekcji z Porto – co zabieram ze sobą jako uczestniczka
Podsumowując, z kongresu wyjechałam z siedmioma bardzo konkretnymi przesłaniami:

Myśl długoterminowo – przyszłość spotkań kształtują megatrendy: klimat, demografia, urbanizacja, technologia. Jeśli dziś nie projektujemy pod 2030+ i dalej, jutro będzie za późno.
Sustainability to działanie, nie deklaracja – „zielone” strategie muszą przekładać się na realne praktyki: od cateringu i podróży, po projekty dziedzictwa i współpracę z lokalną społecznością.
Wydarzenia jako platformy dialogu i pokoju – w niestabilnym świecie konferencje mogą stać się przestrzenią konstruktywnej rozmowy ponad podziałami.
Technologia nie zastąpi ludzi – nawet przy najbardziej zaawansowanej AI, to bezpośrednie spotkanie pozostaje najsilniejszym narzędziem budowania relacji i zaufania.
Dostępność i inkluzywność są obowiązkiem – to nie „nice to have”, ale konieczność. Projektowanie „dla wszystkich” zaczyna się na etapie koncepcji, nie dopiero przy rejestracji.
Liderzy stowarzyszeń działają w epoce niepewności – muszą być gotowi na modyfikację modeli biznesowych, struktur, sposobu pracy z członkami i partnerami. Kongres pokazał wiele przykładów, jak zamieniać kryzys w szansę.
Dziedzictwo (legacy) nadaje sens temu, co robimy – jeśli po wydarzeniu w mieście, sektorze czy społeczności „zostaje coś więcej” niż zdjęcia i raport końcowy, wtedy naprawdę możemy mówić o sukcesie.

Z Porto do Panamy – ciąg dalszy podróży
Kongres w Porto zakończył się uroczystym przekazaniem pałeczki kolejnemu gospodarzowi – Panama City, gdzie w dniach 8–11 listopada 2026 r. odbędzie się 65. Kongres ICCA.
Prezentacji kolejnego gospodarza kongresu dokonała Gloria De León Zubietę, minister turystyki Panamy (Ministra de Turismo de Panamá). Podczas swojego wystąpienia mówiła o znaczeniu turystyki dla gospodarki Panamy – sektor ten odpowiada już za ok. 10 proc. PKB kraju – oraz o roli międzynarodowych kongresów i wydarzeń w budowaniu rozpoznawalności destynacji.
Patrząc na to, jak wysoko zawieszono poprzeczkę w Portugalii – pod względem formatu, treści, społecznej odpowiedzialności i doświadczenia uczestnika – oczekiwania wobec Panamy są naprawdę duże.
Dla mnie, jako uczestniczki, Porto było czymś więcej niż konferencją: to była intensywna lekcja, że spotkania mogą realnie zmieniać miasta, systemy i ludzkie historie – pod warunkiem, że je świadomie projektujemy.
Wróciłam z poczuciem ogromnej inspiracji, ale też odpowiedzialności: każde kolejne wydarzenie, przy którym będę pracować, powinno składać się z innowacji, odwagi, empatii i długofalowego myślenia o wpływie.

Autorka: Aneta Książek, kierownik Biura Spotkań i Wydarzeń – Poland Convention Bureau w Polskiej Organizacji Turystycznej

Fot. #konkretyAnety #ICCACongress25 #ChartingTheCourse #Patricia Puentes, Meetings®Panama para la Industria de Reuniones @AnetaKsiazek