Awilux Stars Night: spotkanie z partnerami biznesowymi online

Firma Awilux, dostarczająca rozwiązania okienno-drzwiowe do domów i budynków użyteczności publicznej, zorganizowała swoje coroczne międzynarodowe spotkanie z partnerami handlowymi online. Prezes firmy Marek Sprengel dzieli się spostrzeżeniami co do tej formuły spotkań.

Jak mówi Marek Sprengel, prezes firmy Awilux, współpraca B2B to nawiązywanie relacji, dlatego oprócz webinariów szkoleniowych, spotkania online mogą z sukcesem spełnić rolę integracyjno-towarzyską: – Na początku tego roku zorganizowaliśmy doroczne spotkanie biznesowe w formule online – takie, jak przez wszystkie poprzednie lata odbywało się w formie tradycyjnej. Pomimo obaw, zakończyło się ono pełnym sukcesem i na długo zapadło w pamięci uczestników.

Wydarzenie było organizowane w showroomie firmy Awilux, spotkanie prowadzili pracownicy, a audytorium stanowili partnerzy handlowi – z Polski i innych krajów europejskich oraz ze Stanów Zjednoczonych, a także media. Uzupełniłem części merytorycznej był recital z programem Franka Sinatry, na który uczestnicy otrzymali rzeczywiste zaproszenia przesłane tydzień przed spotkaniem. Wraz z „biletami na koncert”, partnerzy otrzymali drogą pocztową pakiety produktów, które wraz z sommelierem były degustowane podczas gali, w trakcie warsztatów food pairingu. Samo wydarzenie było prowadzone w języku polskim i niemieckim oraz tłumaczone symultanicznie na język francuski i angielski. W tym samym czasie partnerzy firmy Awilux z różnych stref językowych mogli brać aktywny udział w spotkaniu. Łącząc się z uczestnikami, zapewniana była nie tylko możliwość interakcji, ale również zabrania głosu – chociażby przy okazji odbierania nagród.

– W trakcie tego spotkania obserwowaliśmy, jak razem wspólnie potrafimy się bawić, oddaleni o tysiące kilometrów, ale połączeni ideą naszej marki. Mimo trudności pandemicznych, potrafiliśmy połączyć i docenić naszych partnerów biznesowych podczas jednego wieczoru, który – pomimo dzielących nas kilometrów – spędziliśmy razem. I pomimo tego że nie mogliśmy podać sobie dłoni, wymieniliśmy bardzo ciepłe emocje. Oczywiście po przeprowadzeniu spotkania w formule online zbadaliśmy jego odbiór – każdy uczestnik został zapytany, czy ta forma i koncepcja spełniła jego oczekiwania. Jednocześnie zweryfikowaliśmy, czy dobrze dobraliśmy czas i program oraz czy rozwiązania technologiczne były przyjazne dla uczestników spotkania – wyjasnia Marek Sprengel.

Online może być efektywnie
Prezes firmy Awilux dodaje, że za powodzeniem i efektywnością tego wydarzenia stał wybór ciekawego tematu i dbałość o scenariusz, który był zaplanowany minuta po minucie. Bardzo ważna jest także sfera organizacyjna, czyli zapewnienie sprzętu, łączy oraz zabezpieczenie planu awaryjnego. Kolejnym, bardzo istotnym elementem jest wybranie oraz przygotowanie pracowników prowadzących spotkanie: – Pamiętajmy, by uwzględnić tu także szereg prób przed wejściem na żywo. Pozwalają one między innymi na opanowanie tremy oraz zmniejszają konieczność improwizacji, która zazwyczaj lepiej się sprawdza przy spotkaniach tradycyjnych niż przy spotkaniach wirtualnych.

Rola audytorium
Spotkanie online – jak każde inne – wymaga audytorium o określonym profilu. Aby zagwarantować frekwencję, należy wykorzystać wszystkie dostępne narzędzia – komunikaty, maile, kalendarze elektroniczne czy kontakt bezpośredni przez przedstawicieli firmy. Warto również wziąć pod uwagę to, że uczestnicy mogą wymagać wsparcia związanego z zainstalowaniem i uruchomieniem narzędzi internetowych do prowadzenia spotkań. Dobrym rozwiązaniem będzie przekazanie manualu związanego ze spotkaniem, zawierającego między innymi informację, o której godzinie, gdzie i w co kliknąć, żeby w takim wydarzeniu uczestniczyć. – Widownia przed komputerem nie różni się od widowni w telewizji, widzów w teatrze czy uczestników innego spotkania. Dlatego rozbudźmy jej zainteresowanie już na etapie zapraszania do wzięcia udziału w spotkaniu, interesującym contentem, bazującym na dopracowanym scenariuszu, ciekawą zawartością merytoryczną, uzupełnioną dodatkowymi atrakcjami. Powinniśmy na tyle skoordynować te elementy, by doprowadzić do skupienia maksymalnej uwagi w jak najbardziej optymalnym czasie, który – co ważne – nie komplikuje bieżącego funkcjonowania uczestników spotkania. W zależności od tego, czy jest to wydarzenie szkoleniowe czy biznesowo-okazjonalne, trzeba wybrać inny moment – zarówno dzień tygodnia, jak i porę dnia. Warto skonsultować z grupą docelową to, czy zaproponowany termin odpowiada ich potrzebom. Jest to szczególnie istotne w przypadku spotkania, którego uczestnicy przebywają w różnych strefach czasowych czy kulturowych. – wyjaśnia Marek Sprengel.

Dbałość o szczegóły
Kolejnym aspektem atrakcyjności spotkania jest scenografia i tło. Ze scenografią związany jest odpowiedni dobór strojów – są wzory odzieży, które powodują interferencje odbioru obrazu – stąd dużo lepsze są stroje jednokolorowe. Ważne jest także odpowiednie przygotowanie pomieszczenia pod względem akustycznym – czyli wytłumienie go oraz zapewnienie mikrofonów kierunkowych dla prowadzących spotkanie. Nagranie wydarzenia i przekazanie go uczestnikom, umożliwi im powrót do tematu spotkania w dowolnym czasie.

Długość spotkania szkoleniowego – czyli na przykład szkolenia produktowego – nie powinna przekraczać 45-60 minut, obejmując również czas na pytania. Zamiast jednego długiego spotkania lepiej zrobić dwa krótsze, podczas których łatwiej jest utrzymać odpowiednie tempo oraz wysoki poziom koncentracji uczestników. W przypadku podzielenia spotkania szkoleniowego na dwie odrębne części warto rozdać zadania po pierwszym szkoleniu, a na drugim nawiązać do poprzedniego spotkania oraz umożliwić uczestnikom podzielenie się efektami tego szkolenia. Stąd również liczba uczestników takiego spotkania powinna być taka, by umożliwić dyskusję i wymianę myśli.
– Spotkania integracyjne mogą mieć zdecydowanie więcej uczestników, czyli osób, które chcemy zintegrować. Tutaj także możemy łączyć się zdalnie z poszczególnymi osobami, by oddać wybranym z nich głos. Czas takiego spotkania również może być nieco dłuższy – około dwóch godzin. Tyle właśnie trwało nasze doroczne spotkanie biznesowe. O jego sukcesie zadecydowało dynamiczne tempo wynikające z dobrze przygotowanego scenariusza, autentyczność przekazu i dobre przygotowanie techniczne – mówi prezes firmy Awilux.

Przyszłość spotkań online
Według prezesa firmy Awilux, będziemy wybierać wersje hybrydowe wydarzeń, a twarzą w twarz spotkamy się raczej w celu bieżącej wymiany myśli, niż przekazania większej dawki informacji związanych z produktem, technologią czy nowym rozwiązaniem: – W przypadku spotkań integracyjno-towarzyskich – takich jak nasze doroczne spotkanie biznesowe dla partnerów handlowych z różnych miejsc na świecie – chcielibyśmy również pozostać przy formule hybrydowej. Uczestnicy tegorocznej gali zdecydowanie docenili bowiem oszczędność czasu i kosztów oraz bardzo pozytywnie wypowiadali się o tej inicjatywie.