Rafał Mielczarek: Gra się toczy o jakość i ryzyko

W tej branży terminy płatności od lat wzbudzają wiele kontrowersji, bo agencje, hotele i branża gastronomiczna oczekuje przedpłat, a klienci przyzwyczajeni już do płatności post factum, coraz częściej są mniej chętni do takiej formy rozliczeń.

Wielu twierdzi, że szczęścia nie należy mieszać z pieniędzmi, ale to gotówka na koncie pozwala bezpiecznie myśleć o przyszłości firmy. Żeby się tam znalazła, to dzisiaj trzeba poczekać. To w tej branży, jak w żadnej innej, terminy płatności od lat wzbudzają wiele kontrowersji, bo agencje, hotele i branża gastronomiczna oczekuje przedpłat, a klienci przyzwyczajeni już do płatności post factum coraz częściej są mniej chętni do takiej formy rozliczeń. Kupując też całe mnóstwo innych produktów i usług związanych z prowadzeniem swojej działalności, wrzucają je do wspólnego worka i oczekują podobnych warunków handlowych.
Wiele już było propozycji, które miały zmusić klientów do terminowej zapłaty, ale głównie to zmuszać miały do ograniczenia czasu oczekiwania na płatność. Wielu klientów nie wie, jak wygląda event od kuchni, a wiele agencji nie wie, jak wygląda polityka finansowa u klientów. I można dalej dyskutować nad wszystkimi aspektami prawnymi, można szukać nadziei w kolejnych ustawach, ale wydłużające się terminy płatności są faktem i liczenie się z tym, że w końcu znikną jest mrzonką.

A czy termin płatności nie jest niczym innym jak wzięciem na siebie większego ryzyka? A ryzyko to przecież koszt związany z gwarancją, że event się uda, że nikt zawczasu nie zrezygnuje, a z jakości będą zadowoleni wszyscy. I warto głośno powiedzieć, że gra się toczy właśnie o ten koszt, a nie o terminy wyrażone w dniach.
Są branże, gdzie przedpłaty nie wchodzą już w grę i wszyscy zaakceptowali fakt, że ryzyko na siebie bierze kupujący, a odzwierciedlone jest ono w wyższej cenie. W branży eventowej jest zgoła odmiennie. I agencje, i podwykonawcy, i klienci – każda ze stron chce zminimalizować ryzyko, dążąc do przerzucenia tego kosztu na druga stronę.
Byłbym niesprawiedliwy, gdybym nie zauważył, że dominujące w tej branży przedpłaty mają też drugie dno. A są nimi finansowe możliwości agencji, które na przygotowanie eventu niejednokrotnie poświęcają tygodnie czy miesiące, nie mówiąc o tym, że przygotowanie samej oferty to koszt, którego klienci raczą często nie zauważać. W żadnej innej branży rynek agencji nie jest tak rozdrobiony jak w branży eventowej. Głównej przyczyny upatruję właśnie w terminach płatności, które przez lata opierały się na bardzo wysokich przedpłatach. Agencje się dzieliły na mniejsze, ale też każdy, kto miał przez chwilę styczność z eventami, mógł założyć agencję i oferować usługi, bo i tak finansowanie dostawał niejako od klienta. Jeżeli agencja wymaga ode mnie wysokiej przedpłaty na event za kilkadziesiąt tysięcy złotych, to ja mam szczere obawy o kondycję finansową takiej firmy i zastanawiam się, czy będzie ona jeszcze na rynku, kiedy nadejdzie termin eventu.

Zgadzam się z tezą, że płatności po wykonaniu usługi mogą w perspektywie czasu wykluczyć z rynku małe agencje o niestabilnej kondycji finansowej bądź wiarygodności, firmę której bank nie chce udzielić linii kredytowej. Wnoszą one niejednokrotnie nowe spojrzenia, nowe pomysły, zapał do pracy czy pasje. Nie obawiam się, że stracimy w branży osoby prowadzące takie agencje, bo jeżeli chcą się realizować w tej branży i są naprawdę dobre, to z pewnością znajdą miejsce w innych większych i stabilnych firmach.
Ten rynek jak rynki w wielu innych branżach będzie szedł w kierunku wydłużania terminów płatności i wygrają ci, którzy zrozumieją to przed innymi. Metod jest wiele – od wszystkim nam znanego faktoringu, kredytu obrotowego do mniej używanych jak niższe przedpłaty i dłuższe terminy na pozostałą część czy prezentowanie cen w opcjach cenowych. Klienci może i są skłonni płacić więcej przy dłuższych terminach płatności i dzielić się kosztem ryzyka, ale mało kto to proponuje w jasny i czytelny sposób. Branża hotelowa i gastronomiczna coraz częściej akceptuje płatności po imprezie, co z pewnością będzie jeszcze większym motorem zmian i stosowaniem takiego standardu przez klientów.

Terminy płatności po imprezie mogą rodzić też ryzyko po stronie agencji związane z akceptacją jakości usługi. Kupując event, najczęściej wiemy, co chcemy kupić i na co się umawiamy, ale nie wiemy, co ostatecznie kupimy, bo tak naprawdę kupujemy nasze wyobrażenie o tym. Wszystkim na pewno znane są przypadki, kiedy klienci szukali możliwości zmniejszenia ostatecznej faktury poprzez kwestionowanie prozaicznych usług podczas eventu, jak zła pogoda czy słone menu. I tutaj widać tylko rozwiązanie w zdrowym rozsądku i dobrze skonstruowanych paragrafach.
Można dużo robić, spotykać się, dyskutować, tworzyć propozycje, kolejne kluby i stowarzyszenia, wymuszać na branży wspólne praktyki współpracy, tworzyć wzory umów czy kosztorysów jedynie obowiązujących ale zawsze na końcu dnia ktoś u klienta siądzie i policzy, czy bardziej się opłaca zapłacić mniej i przed, biorąc na siebie całe ryzyko, czy też zapłacić więcej i po, dzieląc się tym ryzykiem z innymi. Apeluję, podzielmy się kosztami, a wtedy wszyscy na tym mogą skorzystać.
Tylko czy agencje i branża są gotowe się tym ryzykiem z klientami podzielić?
Rafał Mielczarek, dział zakupów, Carlsberg Polska, członek Jury MP Power Awards 2014