Agnieszka Lewandowska: Czy klienci wspierają, czy zabijają kreatywność w wyjazdach incentive?
Większość firm chwali się kreatywnością, ale czy tak jest naprawdę? Czy czasem nie jest łatwej przygotować dobrze „marżowany“ program wyjazdu? Paradoksalnie wszystko zaczyna się od kwestii podania budżetu.
O kreatywności mówi się wiele w prawie każdej branży – najmocniej chyba w reklamowej, eventowej, wyjazdów motywacyjnych czy spotkań. Większość firm chwali się kreatywnością, ale czy tak jest naprawdę? Czy czasem nie jest łatwej przygotować dobrze „marżowany“ program wyjazdu? Taki, w którym wszystko działa jak w zegarku, który spełnia wymagania klienta, ale niekoniecznie funduje wrażenia na całe życie. Prawie każda firma mówi o swoich programach: wyjątkowe, niezwykłe, zapewniające niezapomniane emocje, ale czy tak naprawdę w finalnym produkcie wszyscy nie sprzedajemy tego samego? Czasem zdarza się, że klienci sami nam w tym pomagają, wręcz zabijając kreatywność...
Rozwinąć temat pomoże odpowiedź na pytanie: Jak wygląda praca nad przygotowaniem programu incentive? Biuro/agencja otrzymuje brief, dopytuje o szczegóły, w tym najczęściej o budżet. Jeśli otrzyma odpowiedź, możemy mówić o idealnej sytuacji. Znając budżet, agencja wie już, jakiego rodzaju ma to być wyjazd, czy chce pracować nad tym projektem (nie zawsze jest to oczywiste) i ile jest w stanie na nim zarobić. Co najważniejsze, zespół jest zmotywowany do pracy, do kreacji, do tworzenia programu. Takie to proste, tylko podać budżet, może to zabrzmieć jak apel do klientów, i tak właśnie jest. Podanie budżetu sprawi, że otrzymacie lepszy produkt, spełniający wasze wymagania. Kolejną zaletą jest łatwość porównania ofert. Przy takim samym budżecie porównujemy liczbę atrakcji, standard hoteli, atrakcyjność programu i kreatywność.
Po uzyskaniu odpowiedzi na pytania, kolejnym etapem jest burza mózgów. Może trwać od kilkunastu minut do paru godzin, w zależności do złożoności briefu, od podania kierunku, od tego czy trzeba przygotować jedną ofertę, czy pięć. Często po wstępnym przygotowaniu ofert zdarza się kolejna burza mózgów, aby właśnie wyeksponować elementy najbardziej kreatywne. W przygotowaniu kreacji wyjazdu, polskie agencje nie bardzo mogą liczyć na kontrahenta zagranicznego. Bardzo rzadko zdarza się otrzymać kreatywne pomysły od partnera, zwłaszcza te niskokosztowe.
Podczas burzy mózgów mogą powstać różne pomysły. Na przykład wyjazd do Chile, a w programie zwiedzanie jaskiń. Nic szczególnego, po prostu podziwianie przyrody. Klient z branży IT wymaga ciekawej gry – pomysłu, który nie będzie nudny, a który pozwoli zaangażować grupę (w większości męską) w zabawę, a też przy okazji będzie niewiele kosztować. Wraz z zespołem czytamy krótki opis jaskiń, i nagle pada hasło, „w dawnych czasach jaskinie zamieszkiwały dziewice...“ W głowach kiełkuje „gra w poszukiwaniu dziewicy“. Kilka pomysłowych stanowisk, np. przygotowanie drinka Virgin Mojito, odnalezienie płyty Madonny „Like a Virgin“, gadżetów firmy Virgin Atlantic i w końcu dziewczyny ubranej na biało z wiankiem na głowie. Dla zwycięskiej drużyny uściski od odnalezionej panny oraz skrzynka piwa. Atrakcja kosztuje niewiele: przygotowanie wydruków, zakup gadżetów. Klient z ochotą akceptuje pomysł.
Jednak kreatywność to nie tylko atrakcje, to także kierunek, miejsce, hotel. Agencja, biorąc pod uwagę destynację, którą dobrze zna, może zaproponować hotel, którego nie ma w masowej ofercie, którego nie proponuje większość kontrahentów. Opisuje miejsce w odpowiedni sposób, wręcz „robi z niego atrakcję“, to jest coś, co wyróżnia ofertę. Następnie zespół jest dumny, z przejścia do drugiego etapu. Niestety od klienta agencja otrzymuje również prośbę o wycenę programu, który jest w punktach, jednak ciągle z masą szczegółów. Rozpoznaje swój program, pieczołowicie opisany hotel, który mogła dać tylko ona... małe prawdopodobieństwo, aby inna agencja też wpadła na ten pomysł. Mail klienta wraz z programem skierowany jest ponownie do agencji. Dociera wiadomość, że niezwykłe miejsce, przestaje być unikalne, już zostało sprzedane branży, która będzie z niego korzystać. Podobne sytuacje mają miejsce nie tylko z hotelem, ale z atrakcjami, z pomysłem na gościa specjalnego wyjazdu i wiele innych. Możemy jedynie prosić klientów o zachowanie naszych nietypowych pomysłów tylko dla siebie.
Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel od kilku lat stara się policzyć wartość rynku wyjazdów incentive w Polsce (biorąc pod uwagę tylko wyjazdy zagraniczne). Obecnie szacuje ją na około 130 milionów złotych (tylko firmy ze stowarzyszenia). Liczba ta może być kilkukrotnie wyższa. Wyjazdów na rynku jest na tyle dużo, że uczestnicy przestają je zapamiętywać. Jeśli wyjazd ma być wyróżniający i niezwykły, zachęcamy klientów, aby wspierali kreatywność agencji, ale też szanowali ich pomysły.
Autor: Agnieszka Lewandowska, wiceprezes zarządu Incentive Care, Power w kategorii Meeting Planner – agencja incentive 2013 i 2014
www.mppowerawards.com