Magdalena Galińska: Ważne, aby obie strony traktowały się po partnersku
Bardzo sobie cenię długofalową, partnerską współpracę – ale żeby taka mogła być, potrzeba starań z obu stron. O współpracy działów zakupów i agencji rozmawiamy z Magdaleną Galińską, kierownik ds. zakupów usług eventowych, nagrodzoną w konkursie MP Power Awards®.
MeetingPlanner.pl: Jak postrzegasz współpracę z branżą eventową, jaki jest Twój preferowany model takiej współpracy? A co za tym idzie, jak określiłbyś rolę partnera, jakim jest agencja eventowa czy incentive travel, czy wreszcie dostawcy z szeroko rozumianego przemysłu spotkań?
Magdalena Galińska: Bardzo sobie cenię długofalową, partnerską współpracę – ale żeby taka mogła być, potrzeba starań z obu stron.
Jest niezmiernie ważne, aby obie strony traktowały się po partnersku i aby dokładały starań, by efekt ich działań – w tym wypadku event – był zrealizowany na najwyższym poziomie. Do tego potrzebne jest zrozumienie i poszanowanie wzajemnych oczekiwań i interesów. Oczekuję, że dostawca eventowy będzie nie tylko ekspertem w swoim fachu, ale również będzie aktywnie działał na rzecz ochrony interesów zleceniodawcy chociażby poprzez optymalizowanie rozwiązań i kosztów w projekcie. Dostawca realizuje event i jest to jego działalność biznesowa, na której w oczywisty sposób musi zarobić – jest w tym jednak niezmiernie ważnem by działania agencji były transparentne.
MP.pl: Czy podjęty dialog dotyczący współpracy pomiędzy działem zakupów a agencjami świadczącymi usługi w obszarze marketingu (w tym eventowymi) ma szansę unormować rynek?
MG: Dla mnie uczestnictwo w dialogu branżowym SAR – PSML w kategorii eventowej, to prawdziwa przyjemność i wspaniałe doświadczenie zawodowe. To wspaniała okazja do tego, żeby w gronie ekspertów/praktyków tej branży omówić stanowiska obu stron, a w tych obszarach, gdzie trudno było o jednomyślność, wypracować rozwiązanie możliwe do zaakceptowania przez obie strony. Z tego miejsca bardzo dziękuję wszystkim członkom grupy roboczej za bardzo ciekawe, inspirujące – czasem burzliwe, obrady. Jestem zachwycona, że taka publikacja będzie miała miejsce (Pierwszy rozdział Białej Księgi komunikacji marketingowej został opublikowany 24 listopada, przy. red.). Bardzo żałuję, że nie było takiego opracowania, kiedy ja zaczynałam swoją zawodową pracę w zakupach. Nie mam złudzeń, że rynek zmieni się z dnia na dzień, ale jestem zdania, że postępowanie zgodne z przedstawionymi najlepszymi praktykami będzie działać na korzyść całego rynku. Mam świadomość, że nie każda firma – po obu stronach – będzie od razu na te rozwiązania gotowa. Jednak każda zmiana i krok w kierunku dostosowania swoich działań przetargowych do tych opisanych w publikacji, będzie korzystnie wpływał na rynek eventowy.
MP.pl: Jakie stoją wyzwania przed zakupowcem, który dokonuje zakupów właśnie tej kategorii?
MG: Kategoria eventowa jest bardzo specyficzną kategorią zakupową w związku ze swoją złożonością. Na przedmiot zakupu – event, który jest usługą, wpływa wiele czynników. Celem kupca jest kupić jak najlepszą usługę w oparciu o jak najlepsze warunki handlowe – ale poza wysokimi umiejętnościami negocjacyjnymi, kupiec musi posiadać również eventową wiedzę ekspercką i umiejętność zarządzania ryzykiem w projekcie. Rola kupca w przypadku eventu nie kończy się na wynegocjowaniu ceny i warunków płatności – ponieważ ryzyk, tak samo jak wprowadzanych w trakcie prowadzenia projektu zmian, w przypadku organizacji eventu może być naprawdę wiele i mogą one znacząco wpływać na finalny koszt całego projektu. Niezmiernie ważne jest wybranie do realizacji solidnego partnera, doświadczoną agencję, która nie tylko będzie dbała o optymalizację kosztów, ale również będzie szczerze i otwarcie komunikowała się z kupcem szczególnie w przypadku gdy jakieś niemiłe niespodzianki, szczególnie te kosztogenne, w trakcie projektu się pojawią. Obu stronom zależy na jak najlepszej realizacji eventu i osiągnięciu założonych celów, a może się to udać tylko wtedy, kiedy obie strony będą ze sobą współpracować w sposób partnerski, szczery i uczciwy.
Trzeba również pamiętać, że kupiec jest swoistym łącznikiem między klientem wewnętrznym a agencją – ułożenie właściwej komunikacji, uspójnienie interesów trzech interesariuszy, jest nie rzadko, samo w sobie, sporym wyzwaniem.
Magdalena Galińska Z wykształcenia hotelarz – licencjat z zakresu organizacji i obsługi ruchu turystycznego, dziennikarz – magister dziennikarstwa, oraz licencjonowany pilot wycieczek. Z branżą MICE zawodowo związana od 17 lat – początkowo w Polskiej Telefonii Cyfrowej, potem współorganizując eventy w telewizji HBO. Od 2005 r. w strukturach działu zakupów Polpharma – najpierw jako kupiec usług eventowych, a od 2008 r. do połowy 2017 r. na stanowisku kierownika ds. zakupów usług eventowych. W konkursie MP Power Awards 2016, w plebiscycie MP Power 12 została nagrodzona w kategorii Meeting planner - dział zakupów.
Zdaniem Jury MP Power Awards
Ponieważ rola zakupów w procesie współpracy z partnerami eventowymi istotnie wzrasta, wybór najlepszego reprezentanta tego środowiska był trudny. Również dlatego że finalistami byli wysokiej klasy profesjonaliści. Wybraliśmy Panią Magdalenę Galińska, która zakupami usług eventowych zajmuje się praktycznie od początku swojej kariery zawodowej. Jest bardzo doświadczonym praktykiem, który patrzy przede wszystkim na wartość biznesową. Jest członkiem Jury Effie oraz aktywnym uczestnikiem Dialogu Branżowego Reklamodawca - Agencje „Dobry Przetarg”.
Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskie Stowarzyszenie Menadżerów Logistyki i Zakupów
Założeniem plebiscytu MP Power 12 w ramach konkursu MP Power Awards jest wyróżnienie ekspertów i osobistości branży eventowej. www.mppowerawards.com