Michał Maciątek: Będzie o przetargach

Temat siedział w głowie od dawna, a kampania „Przetargowe Bingo” – brawa za super robotę – zmobilizowała do przelania strumienia myśli tu i teraz. Zatem będzie o przetargach.
 
Raz na jakiś czas pojawia się brief niespodziewany. Na duży projekt, od lat realizowany przez tę samą agencję. Od klienta, z którym nigdy nie rozmawialiśmy, nie wysłaliśmy portfolio i nie prowadziliśmy działań newbiznesowych. Z jednej strony radość, a z drugiej, po latach pracy w branży, zapalała się lampka ostrzegawcza. Sprawdzenie z podwykonawcami, czy przypadkiem podczas ostatniej realizacji nie było jakiejś wpadki, że może klient poszukuje innego podmiotu. Czy może zmienił się zespół projektowy. Znając środowisko, czasem już z daleka widać, że do tego tematu lepiej nie podchodzić, bo to tylko strata czasu, a tam, po drugiej stronie potrzebna jest tylko „podkładka”, bo przecież są procedury.
Generalnie – poszukiwanie dziur, bo jak to mówił mój były wspólnik „jesteś tak dobry, jak twój ostatni występ, a wiadomo, że zwycięskiego składu się nie zmienia”.
 
Równocześnie pytanie do klienta, skąd pomysł na zaproszenie nas do przetargu. Najczęstsze odpowiedzi: „Chcemy poszerzyć portfolio agencji. Szukamy powiewu świeżości. Widzimy, że robicie świetne projekty”, itd. itp. I gdyby nie odpowiedź twierdząca na drugie pytanie” „Czy agencja, z którą od lat współpracujecie przy tym wydarzeniu, bierze udział w przetargu?”, to nie byłbym sceptycznie nastawiony.
 
Dlaczego o tym wspominam? Bo kiedy na stole leżą dwie równorzędne oferty, to klient na 99 procent wybierze agencję, którą zna, z którą ma zbudowaną relację, z którą niejeden pożar już ugasił. Bo eventy są o emocjach – nie tylko uczestników, ale też naszych, je realizujących. Po obu stronach.
Żeby była jasność – rozumiem ten wybór doskonale. Najważniejsze jest zrozumienie i poczucie bezpieczeństwa. Obu stron. Tylko jak mamy zbudować relację, kiedy niezbyt często dawana jest na to szansa?
 
Jest na to rozwiązanie, tylko wymaga odrobiny wysiłku. Nie tylko ze strony zleceniodawcy. Dla nas – kreatywnych/producentów – nowy klient, to nowe kropki, które trzeba połączyć. Poznać się, zbudować relację. Nauczyć się siebie. Bez przetarcia na placu boju, jest to praktycznie niewykonalne.
Jasne – to klient musi wykonać ten pierwszy ruch – pozwolić sobie na odrobinę więcej pracy na początku.
 
Pamiętam, jak rozpoczynając wieloletnią współpracę z dużym klientem, osoby z marketingu poinformowały, że doprosiły jeszcze jedną agencją, z którą się znają od lat, bo potrzebują kogoś, do kogo mają już zaufanie. Początkowo się najeżyłem – jak to ja, bo jak to, czemu tak. Ale po kilku miesiącach zrozumiałem, że była to bardzo mądra i świadoma decyzja. Nam dało czas na poznanie się i dotarcie, a klientowi gwarancję, że najważniejsze dla niego projekty będzie mieć zrealizowane na odpowiednim poziomie. Po pewnym czasie walczyliśmy jak równy z równym już o każdy temat – poznaliśmy się i zapracowaliśmy na zaufanie. Ale do tego trzeba czasu i świadomego klienta.
 
Ostatni projekt, przy którym przez chwilę pracowałem, utkwił mi właśnie z uwagi na procedurę wyłonienia zwycięzcy. Klient ten robi wiele wydarzeń. Raczej z tymi samymi agencjami od lat. Ale zdecydował, że potrzebuje świeżej krwi. Zrobił przetarg, na wydarzenie o mniejszej skali, ale na tyle wymagające, że mógł się sprawdzić w boju z wybraną ekipą. Do przetargu zaprosił tylko tych z którymi do tej pory nie współpracował. By docelowo zbudować relację i mieć faktycznie powiew świeżości przy kolejnych przetargach, a nie tylko pod tym hasłem zobaczyć, co tam na rynku słychać, a zupełnie niepostrzeżenie „zawłaszczyć” fragment kreacji ze złożonych ofert. Bo takie sytuacje dzieją się niestety dość często. 
 
Od jakiegoś czasu jestem poza kwestiami przetargowymi i strukturami agencyjnymi. Mam ten komfort, że mogę na to spojrzeć z dystansem i opisać, co mnie bolało/boli w naszym eventowym piekiełku. Przetargi to jedna z „bolączek”. :)
 
Dlatego też – zachęcam Was drodzy Klienci – jeśli faktycznie chcecie świeżej krwi, poświęćcie odrobinę więcej swojego czasu, dajcie szansę na obustronne poznanie się. Ostatecznie opłaci się to obu stronom.
 
Michał Maciątek, czyli „Maciat na tropie” w cyklu felietonów „(nie)codzienne obserwacje”. Michał Maciątek produkcją i kreacją eventów oraz akcji non-standardowych zajmuje się od 23 lat. Jest jurorem konkursu „Kreatywny Roku Branży Eventowej”.