Aneta Książek: UIA bada wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń

Ukazała się aktualizacja badania UIA 2022 – „Wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”, która jest próbą określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń. Pisze o tym Aneta Książek w cyklu #KonkretAnety

Pandemia Covid-19 wywarła ogromny wpływ na światową branżę turystyczną i przemysł spotkań oraz na zachowanie międzynarodowych stowarzyszeń względem organizowanych spotkań i wydarzeń. Analiza tego wpływu i ustalenie jego konsekwencji było przedmiotem specjalnego badania, które przeprowadził instytut badawczy – Union of International Associations (UIA) w 2021 roku. Pisałam o tym w #konkretach

Obecnie ukazała się aktualizacja badania UIA 2022 – „Wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”, która jest próbą określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń: zmiany w ich potrzebach, oczekiwaniach i podejściu technologicznym.
Tym razem z punktu widzenia współpracy stowarzyszenia z miejscem docelowym postanowiłam przeanalizować w szczególności doświadczenia ze współpracy z Convention Bureaux i porównać czy sytuacja się poprawiła czy też została na poziomie z 2021.

Pytanie dotyczyło doświadczeń ze współpracy z Convention Bureaux w ostatnich pięciu latach. O pięć punktów procentowych poprawiła się znajomość darmowych usług oferowanych przez CVB (z 38 proc. do 33 proc. w 2022), nieznacznie więcej stowarzyszeń w ciągu ostatnich pięciu lat konsultowało swoje spotkania z CVB (z 13 proc. na 14 proc w 2022), więcej też deklaruje (obecnie 9 proc., w 2021 – 7 proc.), iż prawdopodobnie w najbliższej przyszłości skonsultują się z CVB, tylko 3 proc. (z 5 proc. w 2021) otrzymało pomoc w przygotowania budżetu swojego spotkania, z kolei o połowę – do 8 proc. wzrosła pomoc CVB w przygotowaniu oferty (bid), 9 proc. otrzymało pomoc w znalezieniu dostawców lub miejsca na swoje spotkanie (spotkania), tylko 4 proc. stowarzyszeń przyznało się, iż otrzymało pomoc finansową od CVB na swoje spotkanie (spadek o 1 proc. w stosunku do roku 2021), a 2 proc. Convention bureaux udzieliły wsparcia technicznego dla spotkań wirtualnych/hybrydowych.
Zdobywanie konferencji i kongresów nigdy nie było łatwe, a w nowej rzeczywistości stało się jeszcze trudniejsze. Wniosek nasuwa się sam: jeśli chcemy, aby stowarzyszenia lokowały więcej swoich spotkań w naszych destynacjach, to musimy zwiększyć naszą aktywność promocyjną i docierać z podstawową informacją do członków stowarzyszeń czy też Ambasadorów Kongresów.

Czy coś się jednak zmieniło? Czy CVB nadal są potrzebne?
Różnice w odpowiedziach są krzepiące – wzrasta rola Convention bureaux w przygotowaniu oferty a stowarzyszenia coraz bardziej są zainteresowane odbywaniem konsultacji z reprezentantami destynacji, również poszukując najlepszego sposobu na pozostawienie w miejscu realizacji dobrego śladu – dziedzictwa (legacy). Wzajemne oddziaływanie na siebie wydarzenia i miasta skutkuje „impactem”, którego nie postrzegamy wyłącznie w kontekście wymiaru ekonomicznego, ale szerzej: jako efekt organizacji eventu czy spotkania, zmieniający destynację, w której realizowany jest dany projekt. Może on wpływać na podejście miejscowych decydentów, a także inspirować lokalne społeczności w niemal każdej dziedzinie ludzkiej działalności.

Oczekiwania stowarzyszeń w ramach współpracy z Convention Bureaux
Respondenci w swoich odpowiedziach wskazali kilka głównych obszarów wparcia (merytoryczne, finansowe i promocyjne), jakiego oczekują od miejskich, regionalnych czy krajowych Convention Bureaux. Odpowiedzi nieznacznie się różnią w porównaniu do 2021 roku.

16 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu odpowiedniego miejsca na spotkanie,
15 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu zakwaterowania (udzielanie wskazówek/doradztw przy wyborze hotelu),
14 proc. oczekuje pomocy w uzyskaniu dotacji od miasta-gospodarza (o 1 proc. więcej niż w 2021)
12 proc. oczekuje na wsparcie techniczne dla spotkań wirtualnych/hybrydowych (o 1 proc. mniej niż w 2021),
11 proc. oczekuje pomocy finansowej,
10 proc. oczekuje pomocy w planowaniu i organizacji inspekcji na miejscu (o 1 proc. mniej niż w 2021),
9 proc. oczekuje pomocy w promocji i znalezienia potencjalnych uczestników (o 1 proc. więcej niż w 2021),
4 proc. oczekuje sugestii w sprawie możliwych pomysłów na tzw. legacy/dziedzictwo, które dane wydarzenie pozostawia po sobie w miejscu realizacji (o 1 proc. więcej niż w 2021)

Kluczowe czynniki organizacji wydarzeń na żywo w centrum konferencyjnym lub innym miejscu spotkań wg. stowarzyszeń to:

1. Forma spotkania:

Możliwość zdalnego oglądania przemówień i wydarzeń (nawet jeśli nie jest to wydarzenie hybrydowe),
Osobiście tylko wtedy, gdy nie ma możliwości, aby spotkanie odbyło się wirtualnie,
Miejsce musi obsługiwać wydarzenia hybrydowe,

2. Logistyka podróży i delegatów: odpowiedzi tutaj wskazywały na bieżące wyzwania związane z ułatwieniem delegatom osobistego uczestnictwa, obawy dotyczące wpływu na klimat, a także radzenie sobie z zakłóceniami w podróżach lotniczych i światowej gospodarce:

Łatwość wymagań dotyczących wizy / podróży
Łatwy dostęp do lotniska
Łatwy dojazd samolotem, pociągiem
Bliskość lokalizacji członków
Transport publiczny w okolicy

3. Opcje dotyczące zdrowia / bezpieczeństwa / miejsca: oczywiście, ponieważ pandemia się nie zakończyła, istnieją obawy dotyczące bezpieczeństwa / zdrowia uczestników oraz odpowiedniego komunikowania takich środków:

Dbanie o higienę / kontrole pandemiczne
Wentylacja / przepływ powietrza
Protokoły BHP
Przestrzeń dla zachowania dystansu społecznego
Rozpowszechnienie pandemii w mieście/regionie

4. Przestronne sale konferencyjne / miejsca spotkań:

Wystarczająca prywatność – brak dzielenia przestrzeni z innymi grupami
Skala przestrzeni – tj. czy bylibyśmy jedynymi najemcami czy też inne spotkania odbywałyby się w tym samym czasie,
Przestrzeń plenarna z konfigurowalnymi obszarami do wydzielenia / małych grup.

5. Anulowanie / redukcja ryzyka / warunki / umowy:

Gotowość obiektu do współpracy w celu zmniejszenia ryzyka
Zasady anulowania / elastyczność
Jasne warunki umowy, w tym dotyczące siły wyższej
Żadnych ukrytych opłat / kosztów

6. Współpraca lokalnych partnerów / stowarzyszeń / branży w planowaniu spotkań:

Zawsze współpracujemy z jednym z naszych członków
Kluczowa jest motywacja ich zespołu, a także lokalne/regionalne/krajowe fundusze, które gospodarz może znaleźć
Wsparcie lokalnych współorganizatorów

7. Cena / koszty:

Wsparcie finansowe / finansowanie imprezy
Przystępność / koszty / ceny (miejsce i zakwaterowanie)

8. Łączność internetowa:

Możliwości technologiczne (np. szybki internet na potrzeby wydarzeń hybrydowych)
Możliwość Wi-Fi. Łączność z Internetem. Szybkość transmisji danych
Bezpłatna łączność na miejscu i w hotelach dla uczestników

9. Infrastruktura tłumaczeniowa:

Wsparcie dla kwestii tłumaczeniowych / językowych

10. Środowisko turystyczne / zainteresowania:

niektórzy respondenci za ważne uważają możliwość spędzenia czasu poza spotkaniami i odkrywanie turystycznie miejsca docelowego

11. Catering:

Zarówno na miejscu, jak i opcje lokalne / zewnętrzne; obawy dotyczące dostępności, jakości i preferencji żywieniowych

12. Dostępność dla osób niepełnosprawnych: zarówno na miejscu, jak i w hotelach
13. Lokalny / osobisty personel pomocniczy: w kilku odpowiedziach wspomniano o potrzebie specjalnych kontaktów na miejscu
14. Płatność przelewem bankowym
15. Bezpieczeństwo fizyczne / ochrona

Kluczowe czynniki dla podróży na krajowe lub międzynarodowe spotkanie wskazane przez stowarzyszenia w ankiecie w 2022 roku to:
1. Linie lotnicze / lotniska / loty:

Dostępne loty
Loty przylatujące na czas
Dobra obsługa na lotniskach
Brak zakazów / ograniczeń w podróżowaniu
Bezpośrednie loty
Koszt przelotu
Elastyczność odwołań lotów

2. Podróż pociągiem:

Czyste pociągi
Dostęp do pociągów IC w Europie
• Dostępność miasta

3. Komunikacja lokalna / połączenia:

Miejsce w pobliżu punktów przylotu (lotnisko / dworzec kolejowy)
Dostępność / Dostępność obiektu transportem lokalnym
Hotele w pobliżu miejsca konferencji

4. Pandemia – trwa:

Polityka wizowa i COVID-19
Jasne wytyczne dotyczące ograniczeń związanych z COVID-19
Otwarte granice / ograniczenia w podróżowaniu

5. Koszty / finanse / wydatki:

Elastyczność w zakresie anulowania lub pełnego zwrotu kosztów (podróż / hotel / miejsce)

6. Ocena, czy spotkanie twarzą w twarz jest w ogóle konieczne i dotyczy kwestii zrównoważonego rozwoju/klimatu:

Czy potkanie nie może odbyć się wirtualnie? (funkcjonalne alternatywy)
Analiza kosztów i korzyści, w kontekście programów zrównoważonego rozwoju
Czy spełnia nasze cele związane ze zmianą klimatu / redukcją śladu węglowego?
Spotkanie na miejscu musi mieć wartość dodaną w porównaniu do śledzenia go online

7. Koszt/rozsądne wydatki na podróż i zakwaterowanie:

Wspieranie członków z krajów o niskich dochodach,
Obniżenie kosztów podróży lotniczych,
Przywrócenie budżetów na podróż obciętych w czasie pandemii

8. Bezpieczeństwo i ochrona / osobista i geopolityczna:

Międzynarodowy wskaźnik zakażeń COVID-19, szczególnie w kraju przyjmującym.
Protokoły szczepień/kwarantanny itp. w miejscu docelowym
Bezpieczeństwo / bezpieczeństwo / brak wojny

9. Zaangażowany czas / planowanie:

Priorytetowo traktuj krótkie podróże
Mniej dni poza biurem
Odległość – mniej niż osiem godzin podróży

10. Elastyczność w opcjach płac:

dla uczestników z zagranicy, ponieważ wielu z nich nie posiada kart kredytowych zatwierdzonych do użytku w USA – przyjmujemy gotówkę po przyjeździe na potrzeby rejestracji i pomagamy we współpracy z hotelami w przyjmowaniu płatności gotówką za zakwaterowanie

Jawi nam się destynacja idealna: bezpieczna, łatwo dostępna, bez zbędnych formalności wizowych, z centrum konferencyjnym i hotelami w pobliżu, elastycznymi warunkami finansowania i wsparciem finansowym miasta, prowadząca świadomą politykę zrównoważenia, atrakcyjna turystycznie, rozwinięta technologicznie... #DestinationPoland!

UIA jest instytutem badawczym oraz centrum dokumentacyjnym, który od ponad 100 lat zbiera i przekazuje informacje o rynku międzynarodowych spotkań stowarzyszeń pozarządowych i organizacji międzyrządowych oraz o kierunkach i trendach w jego rozwoju.
Partnerem badania „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” jest Kraków Convention Bureau oraz Polska Organizacja Turystyczna (Poland Convention Bureau), która także jest jedynym członkiem stowarzyszenia UIA z Polski.

Źródło: Pełny raport można pobrać ze strony: https://uia.org/publications/meetings-survey

#Konkrety Anety to nazwa zbioru publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje Aneta Książek, na co dzień związana z Poland Convention Bureau (POT). Aneta stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady oraz nowe trendy w marketingu miejsc i przemyśle spotkań. Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux (biura marketingu miejsc). Jak sama mówi, inspirują ją cytaty. Często są one wstępem do dalszego wyszukiwania i przetwarzania treści, które publikuje w mediach społecznościowych a czasem również na łamach pism branżowych.