Kamil Janik: Fest problem i lekcja dla wszystkich
Głośne przypadki bezlitośnie obnażają kruchość branży eventowej i wskazują palcem słabe strony event managementu jako profesji. Przyjrzyjmy się przykładom z ostatnich lat. Pisze Kamil Janik, CEO, Compani.
W ujęciu globalnym w ostatnich latach możemy wziąć na warsztat m.in. odwołanie wszelkich wydarzeń z powodu pandemii Covid-19 w 2020 r., tragedię podczas Astroworld Festival w 2021 r. czy spopularyzowany przez Netflix case study FYRE Festival (2017 r.). Na naszym podwórku pierwsze przykłady z brzegu to anulowanie IEM w Katowicach w marcu 2020 r., ewakuacja uczestników z Open’er Festival w 2022 r. czy ostatnie odwołanie Fest Festival w Chorzowie.
Co pokazują te przypadki? Między innymi to, że:
- absolutna podstawa to bezpieczeństwo wydarzenia. Niestety, często ten pierwszy na eventowej checkliście element jest bagatelizowany. Zatrważające jest to, że ignorowany jest często przez wiele grup interesariuszy, np. organizatorów, dostawców, a nawet sponsorów projektu. To pierwszy krok do przykrych konsekwencji i przytoczonych wyżej ludzkich tragedii.
- specyfika eventu jako usługi jest trudna, a model biznesowy dominujący w branży jest kiepski. Usługa organizacji eventu cechuje się wysokimi progiem wejścia – duży budżet, mnogość elementów, długi czas realizacji, wysokie, wielowymiarowe ryzyko. Większość modeli biznesowych agencji i firm eventowych charakteryzuje się długim czasem sprzedaży (od kilku tygodni, do kilku miesięcy), płatnością postpaid (tu kolejne tygodnie zanim organizator zobaczy pieniądze) czy niską marżowością. Poziom skomplikowania projektów podobnie jak w branży filmowej czy budowlanej wymaga współpracy z szeroką gamą specjalistów. To powoduje reakcję łańcuchową i trudności w zarządzaniu zmianą, kiepskim cashflow i generowanie stresorów.
- event jest wrażliwy na kryzysy i negatywne trendy. Te spowodowane siłą wyższą i te ekonomiczne. Kryzys wynikający z pandemii w 2020 r., czy rozpoczęcie wojny w Ukrainie w 2022 r. szczególnie nauczyły zainteresowanych nie utożsamiać już pojęcia „siły wyższej” z gorszą pogodą na evencie. Kryzys ekonomiczny, niezależnie od ujęcia mikro- czy makro-, dotyczący sektora b2c czy b2b, skutkuje zaciskaniem pasa. Rozpoczyna się to od cięcia kalorycznych pozycji budżetowych. Jeżeli event nie stanowi ważnej części życia odbiorcy (b2c) czy strategii marki / firmy (b2b) – często jest ścinany jako jeden z pierwszych. Brakuje środków, więc brakuje odpowiedniej frekwencji, inwestycji, jakości. Do tego dołóżmy trendy takie jak np. zmiany społeczne wywołane pandemią, które nauczyły odbiorców uczestnictwa w eventach w formule online, wysyp mniejszych i większych festiwali, koncertów lub trend zakupowy „last-minute ticket buying” tak uwielbiany przez uczestników i spędzający sen z powiek organizatorom. Robi się FEST problem.
- świadomość specyfiki event managementu i zasad funkcjonowania branży nadal jest niska. Uczestnik rzadko wie, jak wygląda organizacja wydarzenia od kuchni. Ze świecą szukać zrozumienia u pracowników administracji publicznej, którzy często inicjatywę wrzucają do jednego worka z „imprezowaniem”. W 2020 r. prace nad tarczami finansowymi obnażyły też brak świadomości rządzących nt. branży eventowej. Nie wspominając już o dość topornej ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych. Wszystko to skutkuje kiepską komunikacją, przeciągającymi się procesami decyzyjnymi i, świadomym lub nie, działaniem na szkodę projektu.
- organizacja wydarzeń to nie tylko „pasja”, „zajawka”, ale szalenie odpowiedzialna rola, wymagająca wiedzy, doświadczenia i odpowiednich kompetencji. Tu potrzeba dobrej szkoły, skutecznych praktyk, realnego doświadczenia. Istnieje też błędne podejście w myśleniu, że osoba, która sprawnie ogarnie event, równie sprawnie zarządzi działem lub firmą. Nie każdy kucharz jest dobrym restauratorem.
Przypadek Fest Festival to tylko i aż jeden z przykładów. Prawdopodobnie zostało tam popełnione mnóstwo błędów na wielu płaszczyznach. Ktoś wykonał kawał złej roboty i oszukał bardzo wielu ludzi, począwszy od wiernych fanów wydarzenia, poprzez sponsorów/inwestorów, na dostawcach i pracownikach kończąc. To pokaz braku profesjonalizmu, poważne nadszarpnięcie zaufania społecznego oraz pogorszenie i tak kiepskiego wizerunku organizatorów wydarzeń.
Zastanawia mnie też fakt, ile osób i podmiotów wiedziało, że dzieje się źle? Przecież przynajmniej od edycji 2021 powszechnie wiadomo o błędach organizacyjnych, zaległościach w płatnościach podwykonawcom, ustaleniach „na gębę”. Mimo to pracownicy Follow The Step uprawiają branżowe paserstwo, dostawcy się kontraktują, pracownicy sezonowi rekrutują do pracy. Nie ma innych zleceń, że trzeba się uciekać do takich projektów? A może to głupota, naiwność, syndrom sztokholmski?
Jak z każdego doświadczenia i z tego płyną lekcje.
Wewnętrzne. Należy konstruować proste, chroniące obie strony umowy o współpracy. Bazować na referencjach i poleceniach, a nie na branżowych ploteczkach czy niezweryfikowanych opiniach w sieci. Zarządzać ryzykiem, prowadzić transparentną i bieżącą komunikację. Dotyczy to wszystkich grup interesariuszy.
Zewnętrzne. Mniej sprzedawać, więcej edukować. I to na wielu płaszczyznach, do wielu grup interesariuszy, np. organizator – uczestnik, organizator – sponsor, organizator – dostawca, organizator – administracja, itd. Również wewnętrznie zespół powinien poszerzać kompetencje, zdobywać wiedzę, być krytyczny. Możliwie jak najszersza grupa powinna być świadoma nie tylko dobrych stron i korzyści płynących z organizacji wydarzenia, ale też słabych stron i zagrożeń, choć te na pierwszy rzut oka gorzej sprzedają i źle wyglądają.
Po ludzku współczuję wszystkim zainteresowanym. Uczestnikom, bo niektórzy miesiącami czekali na te emocje, planowali ten czas i byli zaangażowani w budowę marki Fest Festival. Organizatorom, bo jestem pewny, że mimo wielu popełnionych błędów, zostawili kawał serducha i zdrowia w tym projekcie. Sponsorom/partnerom, bo to nie jest tak, że marka daje kasę i samo się robi. Tam też pracują ludzie, którzy angażują się w projekt – i czasowo, i emocjonalnie – oczekując z tego należytego zwrotu. Dostawcom, bo kawałek chleba im odjechał i w to miejsce już nic nie wcisną. Dla wszystkich wspomnianych wyżej teraz niełatwy czas, aby to przełknąć, ponieść konsekwencje i wyciągnąć lekcje.
Organizacja i uczestniczenie w wydarzeniach to rzecz absolutnie unikalna, przepiękna, dostarczająca niepowtarzalnych, niespotykanych nigdzie indziej i na wskroś prawdziwych doświadczeń. Żadna inna forma nie daje takich emocji i możliwości przeżywania uczestnikowi. Z mniejszych i większych wydarzeń składa się życie każdego z nas. To równie trudne, co piękne. Rolą i obowiązkiem organizatora jest minimalizowanie, możliwe wczesne zapobieganie i umiejętne zarządzanie zdarzeniami, które mogą negatywnie wpłynąć na końcowy efekt. W przypadku Fest Festival zostało to położone. Wyciągnijmy z tego lekcje wszyscy. Głupi uczy się na swoich błędach, mądry na cudzych.
Autor: Kamil Janik, CEO agencji Compani