Agnieszka Suliborska: Wyznaję zasadę wzajemności

„Obopólne zrozumienie i praca nad jakością dialogu jest dziś kluczowym wyzwaniem stojącym przed branżą eventową zważywszy na fakt, że coraz więcej firm tworzy i rozwija wyspecjalizowane działy zakupów”. Rozmawiamy z Agnieszką Suliborską, kierownik ds. zakupów usług eventowych w Grupie Polpharma, nagrodzoną MP Power Awards 2018.

MeetingPlanner.pl: Jak postrzega Pani współpracę z branżą eventową, jaki jest Pani preferowany model takiej współpracy? A co za tym idzie, jak określiłaby Pani rolę partnera, jakim jest agencja eventowa czy incentive travel, czy wreszcie dostawcy z szeroko rozumianego przemysłu spotkań?

Agnieszka Suliborska: Jakość współpracy zależy wyłącznie od tego, jak ją sami nakreślimy, i osobiście wyznaję zasadę wzajemności. Jeśli swoje cele wymusimy siłą, nie bądźmy zdziwieni, gdy nasz partner będzie niezadowolony podczas realizacji zadania. Również nieumiejętne przekazanie briefu i założeń wprowadzi wiele nieporozumień i zapewne doprowadzi do kolejnej fali frustracji. We współpracy z agencją musimy się liczyć z tym, że nie jest to „chwilowy deal”, bo nad wydarzeniem będziemy wspólnie pracować określony czas, czasem miesiące lub lata.
Oczywiście, żeby tego dokonać w partnerskiej atmosferze wszyscy uczestnicy relacji: klient biznesowy/ dział zakupów/ agencja, muszą mieć jasny cel i możliwość uczestniczenia w procesie na równych prawach i tej zasady staram się przestrzegać na co dzień.

Myślę, że dziś dużym wyzwaniem odnośnie jakości współpracy pomiędzy działem zakupów i agencją eventową jest brak „przetasowań” pomiędzy tymi działami. Jest bardzo niewiele osób pracujących po stronie agencji z doświadczeniem w korporacji, tak samo niewiele osób w dziale zakupów z doświadczeniem w produkcji eventowej. Myślę, że to często budzi już na początku dużo nieporozumień, ponieważ „eventowcowi” trudno będzie zrozumieć prawdziwy cel biznesowy wydarzenia, jaki ma przed sobą klient, a kupiec z kolei może sprowadzić całe postępowanie do negocjacji ceny, a nie zakresu usługi.
Moim zdaniem to obopólne zrozumienie i praca nad jakością dialogu jest dziś kluczowym wyzwaniem stojącym przed branżą eventową zważywszy na fakt, że coraz więcej firm tworzy i rozwija wyspecjalizowane działy zakupów.

MP: W takim razie, jakie stoją wyzwania przed zakupowcem, który dokonuje zakupów właśnie kategorii eventowej?

AS: Działy zakupów nieprodukcyjnych są nadal stosunkowo nowym tworem wielu organizacji i mam wrażenie, że mylne uzasadnienie ich utworzenia brzmi: „żeby było taniej, niekoniecznie lepiej”.
W mojej opinii dział zakupów poza prowadzeniem bieżących procesów, powinien świadczyć usługi doradcze w zakresie kategorii, za którą odpowiada. Istotna jest znajomość graczy na rynku i dostępnych rozwiązań. Zaryzykuję nawet stwierdzenie, że jako kupcy powinniśmy jeszcze bardziej być na bieżąco z trendami niż dział biznesowy, aby budować wizerunek wiarygodnego i merytorycznego partnera.

Kategoria eventowa jest trudnym obszarem do zarządzenia, w szczególności dla kogoś, kto wcześniej imprez nie organizował. Myślę jednak, że jest to kwestia własnego zaangażowania kupca oraz managera, który zainspiruje do dalszych poszukiwań i odkrywania tej naprawdę ciekawej kategorii.
Ja zachęcam mój zespół do odwiedzania hoteli w różnych regionach Polski, cyklicznie organizujemy wizje lokalne i poznajemy osobiście naszych partnerów, zwiedzamy obiekty. Inwestujemy swój czas w uczestniczenie w eventach i targach, niekoniecznie branżowych, aby obserwować trendy.

Dodatkowym wyzwaniem zakupowca jest powtarzalność pracy i realizowanie projektów o podobnym zakresie. Ważne jest, aby pracę urozmaicać i wychodzić z inicjatywą dotyczącą innowacji w innych obszarach powiązanych z kategorią, np. modny w ostatnim czasie Green Procurement lub digitalizacja podróży służbowych.

MP: Jaka jest jakość ofert składanych przez dostawców usług w obszarze event marketingu i organizacji spotkań?

AS: Przez pięć lat mojej kariery w obszarze eventów pracowałam wyłącznie z dostawcami z zagranicy. Po powrocie na rodzimy rynek byłam naprawdę mile zaskoczona jakością oryginalnej kreacji, estetyką prezentacji oraz kwalifikacjami ekip produkcyjnych w Polsce. Naprawdę nie powinniśmy mieć żadnych kompleksów na tle Europy czy świata. Sama często angażowałam podwykonawców z Polski podczas międzynarodowych realizacji, wiedząc, że jest to najlepszy wybór i wplatając w to język zakupów - stosunek jakości do ceny.

Zadaję sobie natomiast pytanie o przyszłość branży i nowe formaty ofert. Czasem mam wrażenie, że otrzymuje piękną ofertę, która traci na uroku w zestawieniu z innymi agencjami z prostej przyczyny – na mój brief otrzymuję kilka bardzo podobnych propozycji. Przełomem we współpracy i większej kreatywności agencji może być odejście od standardowego briefu z dokładnym zakresem usługi, na rzecz określenia wyłącznie grupy docelowej i celu biznesowego. Być może zamiast „organizacja uroczystej gali dla klientów VIP” przekazanie informacji wyłącznie o grupie docelowej, o tym, jak chcę zmaksymalizować korzyść z tej współpracy, co dziś stanowi nasz największy problem, kim są te osoby prywatnie i jakie mają zainteresowania. Efekt może być zaskakujący i zamiast „smokingu w Teatrze Wielkim”, bardziej trafny będzie piknik polo lub turniej tenisa w ciekawym miejscu. Oczywiście, żebyśmy doszli do tego punktu potrzebne jest obopólne zrozumienie korporacyjnych KPI, o czym wspomniałam już wcześniej.

MP: Które z wydarzeń czy rodzajów eventów są istotne w zarządzaniu relacjami z pracownikami, współpracownikami, klientami biznesowymi i najefektywniejsze pani zdaniem?

AS: Za pewnik możemy przyjąć, że wszystkie wydarzenia generujące wartość firmy, czyli dedykowane pracownikowi i wsparciu sprzedaży są bardzo ważne.
Z uwagi na obwarowania i regulacje prawne dotyczące spotkań branży farmaceutycznej, czasem z zazdrością patrzę na imprezy organizowane przez firmy z innych sektorów. Niemniej jednak w Polpharmie kładziemy ogromny nacisk na aspekt merytoryczny naszych konferencji i jest to wartość dodana, którą kreujemy i dzięki niej budujemy zaufanie środowiska medycznego.

Przy dzisiejszej dynamice na rynku pracy, zdecydowanie większy nacisk kładzie się na wydarzenia stawiające pracownika w centrum zainteresowań. Myślę, że minęły bezpowrotnie czasy kiedy wystarczyło wysłać grupę „za granicę”, albo zorganizować przyjęcie w hotelu w standardzie 5*. Jest szereg korporacji, gdzie takie „ekstrawagancje” przestają być dobrze widziane, z drugiej strony dziś nasi pracownicy są o wiele bardziej świadomi i wymagają programu dostosowanego wręcz do indywidualnych potrzeb.

Na pewno agencje, które zaczną specjalizować się w całościowym tworzeniu kontentu spotkań dla pracowników, łącząc funkcje agencji eventowej, firmy szkoleniowej i team buildingowej, mają szansę na zagospodarowanie dużej niższy na rynku. Nieocenioną wartością dla każdej firmy jest zadowolony pracownik, który będzie przedstawiał zespół i pracodawcę w dobrym świetle. Jeśli do tego wszystkiego w agendzie pojawią się oryginalne elementy, którymi uczestnik podzieli się (dobrowolnie) w social mediach, to nie widzę lepszej metody na budowanie silnej marki.

Wideoportret autorstwa Szymona Kobusińskiego, Studio Bank

Agnieszka Suliborska, kierownik ds. zakupów usług eventowych, Grupa Polpharma, nagrodzona w MP Power Awards^® w kategorii Meeting planner – dział zakupów
Z branżą eventową związana od 2011 roku. Ponad pięć lat pracowała w regionalnych i globalnych strukturach firmy Oriflame, gdzie jako global conference & event manager odpowiadała za organizację konferencji i eventów oraz zarządzała programami incentive travel, m.in. w Europie, Afryce, Bliskim Wschodzie i Azji. W 2016 roku nawiązała współpracę z agencją Walk Events, w której odpowiadała za koordynację projektów cross-marketingowych. W roku 2017 dołączyła do działu zakupów Grupy Polpharma, gdzie odpowiada za sekcję zakupów usług eventowych i business travel dla spółek w Polsce oraz wsparcie w Rosji i w Kazachstanie

Zdaniem Jury MP Power Awards^®
Otwarta na nowe pomysły i rozwiązania, w Polpharmie wprowadziła kilka narzędzi elektronicznych, które istotnie ułatwiają pracę pomiędzy klientem i agencjami, zapewniając jednocześnie transparentność procesu zakupowego. Pracując w Grupie Polpharma niewiele ponad półtora roku, wprowadziła w firmie wiele ważnych zmian, docenianych przez partnerów eventowych. W swojej pracy realizuje rekomendacje Białej Księgi Komunikacji Marketingowej.
Andrzej Zawistowski, członek zarządu PSML

Założeniem plebiscytu MP Power 12 w ramach konkursu MP Power Awards^® jest wyróżnienie ekspertów i osobistości branży eventowej.