Zakładki jasne 3a

Polecane obiekty

Hotel Polonia Palace

Warszawa (mazowieckie)

Międzynarodowe Centrum...

Kraków (małopolskie)

ICE Kraków Congress Centre

Kraków (małopolskie)

Polecane usługi

Masters Catering

Warszawa (mazowieckie)

Belvedere Catering by Design

Warszawa (mazowieckie)

Z-Factor. Smart Hospitality

Kraków (małopolskie)
A A
Wywiady

Agnieszka Suliborska: Wyznaję zasadę wzajemności

Agnieszka Suliborska, fot. Szymon Kobusiński,...

„Obopólne zrozumienie i praca nad jakością dialogu jest dziś kluczowym wyzwaniem stojącym przed branżą eventową zważywszy na fakt, że coraz więcej firm tworzy i rozwija wyspecjalizowane działy zakupów”. Rozmawiamy z Agnieszką Suliborską, kierownik ds. zakupów usług eventowych w Grupie Polpharma, nagrodzoną MP Power Awards 2018.

MeetingPlanner.pl: Jak postrzega Pani współpracę z branżą eventową, jaki jest Pani preferowany model takiej współpracy? A co za tym idzie, jak określiłaby Pani rolę partnera, jakim jest agencja eventowa czy incentive travel, czy wreszcie dostawcy z szeroko rozumianego przemysłu spotkań?


Agnieszka Suliborska: Jakość współpracy zależy wyłącznie od tego, jak ją sami nakreślimy, i osobiście wyznaję zasadę wzajemności. Jeśli swoje cele wymusimy siłą, nie bądźmy zdziwieni, gdy nasz partner będzie niezadowolony podczas realizacji zadania. Również nieumiejętne przekazanie briefu i założeń wprowadzi wiele nieporozumień i zapewne doprowadzi do kolejnej fali frustracji. We współpracy z agencją musimy się liczyć z tym, że nie jest to „chwilowy deal”, bo nad wydarzeniem będziemy wspólnie pracować określony czas, czasem miesiące lub lata.
Oczywiście, żeby tego dokonać w partnerskiej atmosferze wszyscy uczestnicy relacji: klient biznesowy/ dział zakupów/ agencja, muszą mieć jasny cel i możliwość uczestniczenia w procesie na równych prawach i tej zasady staram się przestrzegać na co dzień.

Myślę, że dziś dużym wyzwaniem odnośnie jakości współpracy pomiędzy działem zakupów i agencją eventową jest brak „przetasowań” pomiędzy tymi działami. Jest bardzo niewiele osób pracujących po stronie agencji z doświadczeniem w korporacji, tak samo niewiele osób w dziale zakupów z doświadczeniem w produkcji eventowej. Myślę, że to często budzi już na początku dużo nieporozumień, ponieważ „eventowcowi” trudno będzie zrozumieć prawdziwy cel biznesowy wydarzenia, jaki ma przed sobą klient, a kupiec z kolei może sprowadzić całe postępowanie do negocjacji ceny, a nie zakresu usługi.
Moim zdaniem to obopólne zrozumienie i praca nad jakością dialogu jest dziś kluczowym wyzwaniem stojącym przed branżą eventową zważywszy na fakt, że coraz więcej firm tworzy i rozwija wyspecjalizowane działy zakupów.

MP: W takim razie, jakie stoją wyzwania przed zakupowcem, który dokonuje zakupów właśnie kategorii eventowej?

AS: Działy zakupów nieprodukcyjnych są nadal stosunkowo nowym tworem wielu organizacji i mam wrażenie, że mylne uzasadnienie ich utworzenia brzmi: „żeby było taniej, niekoniecznie lepiej”.
W mojej opinii dział zakupów poza prowadzeniem bieżących procesów, powinien świadczyć usługi doradcze w zakresie kategorii, za którą odpowiada. Istotna jest znajomość graczy na rynku i dostępnych rozwiązań. Zaryzykuję nawet stwierdzenie, że jako kupcy powinniśmy jeszcze bardziej być na bieżąco z trendami niż dział biznesowy, aby budować wizerunek wiarygodnego i merytorycznego partnera.

Kategoria eventowa jest trudnym obszarem do zarządzenia, w szczególności dla kogoś, kto wcześniej imprez nie organizował. Myślę jednak, że jest to kwestia własnego zaangażowania kupca oraz managera, który zainspiruje do dalszych poszukiwań i odkrywania tej naprawdę ciekawej kategorii.
Ja zachęcam mój zespół do odwiedzania hoteli w różnych regionach Polski, cyklicznie organizujemy wizje lokalne i poznajemy osobiście naszych partnerów, zwiedzamy obiekty. Inwestujemy swój czas w uczestniczenie w eventach i targach, niekoniecznie branżowych, aby obserwować trendy.

Dodatkowym wyzwaniem zakupowca jest powtarzalność pracy i realizowanie projektów o podobnym zakresie. Ważne jest, aby pracę urozmaicać i wychodzić z inicjatywą dotyczącą innowacji w innych obszarach powiązanych z kategorią, np. modny w ostatnim czasie Green Procurement lub digitalizacja podróży służbowych.

MP: Jaka jest jakość ofert składanych przez dostawców usług w obszarze event marketingu i organizacji spotkań?

AS: Przez pięć lat mojej kariery w obszarze eventów pracowałam wyłącznie z dostawcami z zagranicy. Po powrocie na rodzimy rynek byłam naprawdę mile zaskoczona jakością oryginalnej kreacji, estetyką prezentacji oraz kwalifikacjami ekip produkcyjnych w Polsce. Naprawdę nie powinniśmy mieć żadnych kompleksów na tle Europy czy świata. Sama często angażowałam podwykonawców z Polski podczas międzynarodowych realizacji, wiedząc, że jest to najlepszy wybór i wplatając w to język zakupów - stosunek jakości do ceny.

Zadaję sobie natomiast pytanie o przyszłość branży i nowe formaty ofert. Czasem mam wrażenie, że otrzymuje piękną ofertę, która traci na uroku w zestawieniu z innymi agencjami z prostej przyczyny – na mój brief otrzymuję kilka bardzo podobnych propozycji. Przełomem we współpracy i większej kreatywności agencji może być odejście od standardowego briefu z dokładnym zakresem usługi, na rzecz określenia wyłącznie grupy docelowej i celu biznesowego. Być może zamiast „organizacja uroczystej gali dla klientów VIP” przekazanie informacji wyłącznie o grupie docelowej, o tym, jak chcę zmaksymalizować korzyść z tej współpracy, co dziś stanowi nasz największy problem, kim są te osoby prywatnie i jakie mają zainteresowania. Efekt może być zaskakujący i zamiast „smokingu w Teatrze Wielkim”, bardziej trafny będzie piknik polo lub turniej tenisa w ciekawym miejscu. Oczywiście, żebyśmy doszli do tego punktu potrzebne jest obopólne zrozumienie korporacyjnych KPI, o czym wspomniałam już wcześniej.

MP: Które z wydarzeń czy rodzajów eventów są istotne w zarządzaniu relacjami z pracownikami, współpracownikami, klientami biznesowymi i najefektywniejsze pani zdaniem?

AS: Za pewnik możemy przyjąć, że wszystkie wydarzenia generujące wartość firmy, czyli dedykowane pracownikowi i wsparciu sprzedaży są bardzo ważne.
Z uwagi na obwarowania i regulacje prawne dotyczące spotkań branży farmaceutycznej, czasem z zazdrością patrzę na imprezy organizowane przez firmy z innych sektorów. Niemniej jednak w Polpharmie kładziemy ogromny nacisk na aspekt merytoryczny naszych konferencji i jest to wartość dodana, którą kreujemy i dzięki niej budujemy zaufanie środowiska medycznego.

Przy dzisiejszej dynamice na rynku pracy, zdecydowanie większy nacisk kładzie się na wydarzenia stawiające pracownika w centrum zainteresowań. Myślę, że minęły bezpowrotnie czasy kiedy wystarczyło wysłać grupę „za granicę”, albo zorganizować przyjęcie w hotelu w standardzie 5*. Jest szereg korporacji, gdzie takie „ekstrawagancje” przestają być dobrze widziane, z drugiej strony dziś nasi pracownicy są o wiele bardziej świadomi i wymagają programu dostosowanego wręcz do indywidualnych potrzeb.

Na pewno agencje, które zaczną specjalizować się w całościowym tworzeniu kontentu spotkań dla pracowników, łącząc funkcje agencji eventowej, firmy szkoleniowej i team buildingowej, mają szansę na zagospodarowanie dużej niższy na rynku. Nieocenioną wartością dla każdej firmy jest zadowolony pracownik, który będzie przedstawiał zespół i pracodawcę w dobrym świetle. Jeśli do tego wszystkiego w agendzie pojawią się oryginalne elementy, którymi uczestnik podzieli się (dobrowolnie) w social mediach, to nie widzę lepszej metody na budowanie silnej marki.


Wideoportret autorstwa Szymona Kobusińskiego, Studio Bank


Agnieszka Suliborska, kierownik ds. zakupów usług eventowych, Grupa Polpharma, nagrodzona w MP Power Awards® w kategorii Meeting planner – dział zakupów
Z branżą eventową związana od 2011 roku. Ponad pięć lat pracowała w regionalnych i globalnych strukturach firmy Oriflame, gdzie jako global conference & event manager odpowiadała za organizację konferencji i eventów oraz zarządzała programami incentive travel, m.in. w Europie, Afryce, Bliskim Wschodzie i Azji. W 2016 roku nawiązała współpracę z agencją Walk Events, w której odpowiadała za koordynację projektów cross-marketingowych. W roku 2017 dołączyła do działu zakupów Grupy Polpharma, gdzie odpowiada za sekcję zakupów usług eventowych i business travel dla spółek w Polsce oraz wsparcie w Rosji i w Kazachstanie

Zdaniem Jury MP Power Awards®
Otwarta na nowe pomysły i rozwiązania, w Polpharmie wprowadziła kilka narzędzi elektronicznych, które istotnie ułatwiają pracę pomiędzy klientem i agencjami, zapewniając jednocześnie transparentność procesu zakupowego. Pracując w Grupie Polpharma niewiele ponad półtora roku, wprowadziła w firmie wiele ważnych zmian, docenianych przez partnerów eventowych. W swojej pracy realizuje rekomendacje Białej Księgi Komunikacji Marketingowej.
Andrzej Zawistowski, członek zarządu PSML

Założeniem plebiscytu MP Power 12 w ramach konkursu MP Power Awards® jest wyróżnienie ekspertów i osobistości branży eventowej. 

25 wrz 2019
 
średnia ocen:
5.0
 
oceń
 
 
 
Meeting Planner Sp. z o.o.
ul. Złota 9/30, 00-019 Warszawa
tel.: 22.378 38 51
 
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.