Forum Branży Eventowej: raporty, analizy, oferty i networking

Tegoroczna edycja Forum Branży Eventowej (FBE) – spotkania osób związanych z rynkiem wydarzeń – odbyła się 14 stycznia 2026 w Expo XXI w Warszawie i przyciągnęła rekordową liczbę uczestników. W programie były prelekcje, dyskusje na aktualne tematy i prezentacje raportów na temat rynku, a części merytorycznej towarzyszyła wystawa produktów i usług dla branży MICE. 
 
– W tym roku w części targowej zaprezentowało się ponad 250 wystawców, a 4002 osoby wzięły udział w wydarzeniu, co jest dużym wzrostem w porównaniu do roku 2025, gdy w FBE uczestniczyło ponad 3100 osób i też odnotowaliśmy rekord – mówi Agnieszka Huszczyńska, współwłaścicielka firmy Evential, organizatora Forum Branży Eventowej. 
 
Pozytywny feedback uczestników 
Dodała też, że cele biznesowe Forum zostały zrealizowane, przyniosło ono bardzo pozytywny feedback, który dociera do organizatorów zarówno ze strony wystawców, jak i uczestników.
– Wsłuchujemy się uważnie w te opinie, staramy się wyciągać wnioski i wprowadzać zmiany, tak aby kolejne edycje były jeszcze bardzo komfortowe dla uczestników, a także jeszcze bardziej spektakularne. W tym roku, kierując się uwagami gości, między innymi inaczej zorganizowaliśmy hol, szatnie i recepcję, co z pewnością wpłynęło na wygodę korzystania z tych miejsc – mówi Agnieszka Huszczyńska. – Opinie dotyczące części merytorycznej pokazały, że hitem okazało się szczególnie wystąpienie naszego keynote speakera, czyli Roberta Rutkowskiego. Sala przygotowana na prawie osiemset osób była pełna podczas tego punktu programu, a ci, którzy na niego nie dotarli, pytają, czy jest jeszcze możliwość, żeby tę prelekcję odtworzyć – dodała.
 
Debaty i prezentacje na dwóch scenach
Część merytoryczna Forum odbywała się w dwóch salach, gdzie na scenach – Projekt i Brief miały miejsce prelekcje i dyskusje. Na pierwszej z nich program rozpoczął się od debaty pt. „Czy eventy się przejadły? Jak tworzyć wydarzenia, które znów mają sens?”, w której wzięli udział – Adam Biskup (Catering24), Valeriia Bilozerstseva (Hotel Bristol), Paulina Piskor oraz Ewa Stryjska (Emotions Events), a moderatorką była Alexandra Kunowska (Modra Sova Group).
Katarzyna Wojciechowska, autorka książki: „Customer Experience Management. Moc doświadczeń na ścieżce Twojego klienta”, mówiła o tym, jak projektować doświadczenia, które zostaną w pamięci i budują markę spełniającą oczekiwania. Podkreśliła, że do prowadzenia działalności eventowej potrzebna jest wiedza socjologiczna. – Żyjemy w świecie polikryzysu, co powoduje, że jako ludzie reagujemy w konkretny sposób na różne rzeczy. Szukamy też możliwości zwiększenia sprawczości i w tym kierunku zmierza część społeczeństwa, podejmując w tym celu różne działania. Stąd takie trendy jak mniej marnotrawstwa, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym, aktywność fizyczna, dbałość o przyrodę, świadome wybory żywieniowe, więcej kontaktów offline. Szukamy też marek, które pomogą nam odzyskać tę sprawczość, a także przynoszą korzyści funkcjonalne, osobiste i społeczne – mówiła.
 
Marka ważniejsza niż polityk
Z danych wynika, że dla prawie 60 proc. społeczeństwa marki są wartościowe, gdy spełniają powyższe kryteria, czyli gdy przynoszą pozytywne doświadczenia w zakresie osobistym, funkcjonalnym i społecznym. Dla 18 proc. marka znaczy więcej, gdy działa w tym zakresie. Dlatego ważny jest dynamiczny rozwój marki i jej adaptowanie się do zmian, reakcja na to, co się dzieje, na sytuację rynkową oraz wyzwania. – Marki dla wielu ludzi mają większe znaczenie niż politycy. Liczy się reprezentowanie tych samych wartości. Marki, które tak funkcjonują, przynoszą zdecydowanie większe zyski. Dlatego warto się zastanowić, dla kogo robimy event, kto jest naszym odbiorcą. Budując marki, spotykałam się z sytuacją, że po analizie zmienialiśmy grupę odbiorców. Zmiana wizerunku marki, sposobu komunikacji i działań może przyciągnąć inną grupę odbiorców, co da odmienne efekty biznesowe – mówiła prelegentka. 
Podkreśliła też, że każda marka może wywołać bardzo różne emocje, nie każda wzbudza pozytywne reakcje u wszystkich, dlatego ważne jest doprecyzowanie grupy docelowej, a jest to często pomijane lub robione bez zastanowienie i bez refleksji, co powoduje, że strategia jest niedopracowana i nieefektywna. – Warto zacząć tworzyć marki emocjonalnie inteligentne, a także mądrze korzystać z aplikacji i innych narzędzi, ale nie zastępować tym budowania wizerunku marki – tłumaczyła Katarzyna Wojciechowska, podkreślając także rolę więzi społecznych w tym porcesie.
 
Jakie jest doskonałe wydarzenie?
Na temat tworzenia doskonałych wydarzeń mówili organizatorzy i uczestnicy konkursów międzynarodowych w debacie, której moderatorką była Żaneta Berus (In2Win Business Consulting, Stowarzyszenie Branży Eventowej).
– Codziennie myślimy o tym, czym jest idealny event, jak osiągnąć KPI i jednocześnie zapewnić doskonałe doświadczenia uczestnikom, staramy się to pogodzić, nie patrzymy na jedną stronę, ale na obie. Zaczynamy od celu eventu oraz intencji, a nie od formatu, dopiero potem stawiamy mierzalne cele. Najważniejsze jest, jak bardzo event zmienił myślenie i zachowanie ludzi – mówił Dino Celjo, ekspert ds. marketingu z 20-letnim doświadczeniem w tworzeniu immersyjnych doświadczeń marki i aktywacji cyfrowych, dyrektor operacyjny w Jack Morton Germany.
– Doświadczenie jest ważne, ale ważny jest także biznes, i cele biznesowe, czyli jak odbierają wydarzenie chociażby wystawcy – mówił Nick Dugdale-Moore, szef regionów i dyrektor regionalny na Europę w UFI, globalnym stowarzyszeniu branży targowej.
Patrick Roubroeks, założyciel agencji eventowej Xsaga, mówił o evencie z roku 2017 związanym z 10-milionowym odwiedzającym Rijkmuseum w Amsterdamie, który spędził noc w tym obiekcie. – Sprzedawaliśmy ciekawość, event wzmocnił przekonanie, że muzeum jest miejscem ciekawym i fascynującym, a jego bohater stał się sławny. Wydarzenie wpłynęło na innych odwiedzających, ludzie kupowali bilety i stali się fanami obiektu – stwierdził.
Salvatore Sagone, współzałożyciel i prezes ADC Group, jako elementy sukcesu eventu wskazał wpływ społeczny, innowacje z celem, dostępność i inkluzywność oraz mierzalne i zauważalne rezultaty.
Dino Celjo podkreślił potrzebę kompleksowego zarządzania eventem, do czego wykorzystywana jest technologia. 
 
Czy AI zastąpi eventowca?
Nowe technologie były także tematem kolejnej prelekcji, którą przedstawił Paweł Tkaczyk, doradca, specjalizujący się w budowaniu marek. Omówił w niej praktyczne narzędzia, które można stosować podczas planowania eventów i prowadzenia działań promocyjnych. 
Wyjaśniał między innymi, jak wykorzystywać modele promptowania, które nie powinny być traktowane jak wyszukiwarki Google, ale raczej jak przydatne narzędzie typu frame work CRIT (kontekst, rola, wywiad, zadanie). Polecił meta promptowanie, czyli zatrudnianie modelu nie do napisania końcowego tekstu, ale promptu, a potem jego wykorzystanie. 
Najprostsza struktura promptu zawiera rolę (kim jesteś), wtedy model zaopatrzony w wiedzę o nas napisze lepiej dopasowany tekst. Nie rekomendował polecenia pisania o konkretnym człowieku, gdyż nie ma gwarancji, że model był szkolony na jego tekstach.  Drugi element obowiązkowy to zadanie, brzmiące na przykład „napisz wpis na Facebooka” na określony temat. Trzeci element – to hint, czyli na przykład: moi odbiorcy lubią serial „Przyjaciele”. Powinien on być zawarty w każdym prompcie .
Mówca przedstawił także fireflies.ai, stanowiący narzędzie do obsługi spotkań, które wykonuje transkrypcje czy podsumowania i można go podłączyć do zewnętrznych narzędzi. Wspomniał o modelach typu Adobe Podcast i SCAMPER, który pomagają generować pomysły. Skrót drugiego z wymienionych narzędzi pochodzi od angielskich słów: substitute (zastąp), combine (połącz), adapt (dostosuj), modify (zmodyfikuj/zmień), put to another use (wykorzystaj inaczej), eliminate (usuń), reverse (odwróć/przekształć), a służy ono do generowania innowacyjnych pomysłów przez zadawanie pytań o zmianę istniejącego pomysłu lub produktu z różnych perspektyw. 
– AI można użyć do generowania nowych pomysłów, ale warto też korzystać z narzędzi, które to ułatwiają i sprawiaj, że one są niezwykle. Na przykład technika kwiat lotosu służąca do uporządkowania burzy myśli, polega na tym, że bierzemy jakiś pomysł i budujemy wokół niego osiem pokrewnych zagadnień – mówił Paweł Tkaczyk. Wspomniał też o Persona AI, czyli takim zastosowaniu sztucznej inteligencji, które polega na tworzeniu fikcyjnych, szczegółowych profili użytkowników (person marketingowych). Tworząc Personę AI trzeba odpowiedzieć na pytania, kto, czyli jak się określa klient, co – w jaki sposób ludzie, którzy kupują, określają to, co sprzedajemy, kiedy i gdzie można spotkać naszych klientów, dlaczego – które stanowi pytania o głębokie motywacje, oraz jak, które dotyczy doświadczeń klientów, którzy kupują ze względu na to, czy oferta spełniła ich oczekiwania. Mówił też o narzędziach takich jak Campera i AIDA.
 
Pokolenia i balans
Debata prowadzona przez Magdalenę Kondas (MeetingPlanner.pl) pt. „Event marketing 2025/2026”, dotyczyła kondycji event marketingu i wielopokoleniowości uczestników wydarzeń. Zaprezentowano podczas niej wybrane dane z raportu przygotowanego przez instytut badawczy IQS oraz MeetingPlanner.pl we współpracy z agencjami eventowymi. Jego celem było sprawdzenie kondycji event marketingu oraz zbadanie, jaka jest jego percepcja wśród klientów docelowych. W dyskusji brali udział: Wojciech Cłapiński (El Padre), Łukasz Gumowski (Plej), Rafał Kupidura (Imagine Nation), Rafał Matulka (KDK Evenets), Wojciech Ostrowski (Allegro Brand Experience Agency, Krzysztof Paradowski (BluExperience), Tomasz Piekarski (Creative Pro) oraz Dorota Wojtczak (Live Age).
Paneliści mówili o tym, jak obecność na jednym wydarzeniu przedstawicieli wielu pokoleń wpływa na projektowanie i realizowanie eventów oraz jak różne oczekiwania uczestników zmieniają stosowane narzędzia i kanały komunikacji. Zobacz podsumowanie panelu >>>
O tym, jak „zaprzyjaźnić się” ze stresem mówił Robert Rutkowski, specjalista psychoterapii uzależnień, edukator profilaktyki uzależnień, coach i mentor. 
Stres i radzenie sobie z nim był także tematem debaty „Event manager na granicy, jak znaleźć balans w jednej z najbardziej stresujących profesji świata?”, prowadzonej przez Annę Łukasik (Think MICE), w której udział wzięli Dominika Beliniak (MindSpark), Dagmara Berka-Kochańska (endorfina events), Bartosz Bieszyński (PGE). Mariusz Paszkiel (Sheraton Sopot Hotel), Miłosz Stanisławski (Hotel Money). 
Dagmara Berka-Kochańska przyznała, że temat ten ważny jest nie tylko dla szefów, którzy muszą dbać o realizację projektów oraz o dobrostan swój i innych, ale także dla pracowników i że warto zauważać symptomy wskazujące na wypalanie się zespołu.
– Najważniejsza jest rozmowa, ludzie muszą wiedzieć, że jestem dla nich i że moje drzwi są zawsze dla nich otwarte, oraz szybka reakcja – dodał Mariusz Paszkiel.
Miłosz Stanisławski, że gdy brakuje więzi i bliskości między ludźmi, to nie warto takiej relacji utrzymywać i dotyczy to także relacji klient – firma.  – Jestem fanem tego, abyśmy się nauczyli mówić klientom „nie” – dodał. 
Jako konkretne rady dla osób, które pracują jako event menedżerowie, uczestnicy panelu wymienili – szanowanie swojego czasu, uczenie się rozmawiania, pamiętanie o ludziach „po drugiej stronie”, asertywność i radość z wykonywanej pracy oraz nienakładanie na siebie presji i niebiczowanie się w razie niezrealizowania planów. 
 
Marka osobista, neuroeventy, event w oczach młodych
Na temat sztuki bycia marką osobistą oraz korzyści i pułapek popularności Dagmara Chmielewska, producentka eventowa, rozmawiała z dziennikarką Joanną Racewicz i restauratorem Robertem Sową.
Debaty i dyskusje odbywały się również na scenie Brief. Magdalena Matlejewska z firmy szkoleniowej AI Wizards w prelekcji „Eventy od kuchni” mówiła o wpadkach, które uczą więcej niż sukcesy. Nina Żukowska, dyrektor w TT Age, wygłosiła prelekcję pt. „Czy jeden event może uratować życie”. 
Tematem przewodnim debaty oksfordzkiej, zorganizowanej przez Stowarzyszenie Branży Eventowej, był „Eventy na rozdrożu – wow czy Well. Show kontra neuroeventy. Czas wybrać stronę”. Wzięli w niej udział: Katarzyna Gadomska (ekspertka ds. neuroeventów), Ewa Woch (Targi w Krakowie) oraz Agustin Egurrola (twórca choreografii i juror programów telewizyjnych). Moderatorem był prezentem Krzysztof Łobodziński.
Na temat tego, jak wydarzenia zmieniają oblicze nowoczesnego HR-u mówił Piotr Kalewski, (event manager i strateg marketingu), natomiast Monika Dymacz (Catalyst Poland), przedstawiła sześć sekretów skutecznego lidera w branży MICE oraz mówiła o tym, jak dopasować przywództwo do ludzi, sytuacji i deadline’ów.
W debacie „Ślub a event. Co je łączy a co różni?” brały udział: Agnieszka Kamieniecka (Weddings by Kamieniecka, Polski Stowarzyszenia Konsultantów Ślubnych), Izabela Ogrodnicka (Weddings Events Decor) oraz Patrycja Mazur (Event Master). 
Praca w eventach w oczach młodych oraz różnice pokoleniowe jako mit lub zderzenie dwóch światów były tematem panelu dyskusyjnego organizowanego przez MeetingPlanner.pl. W dyskusji brali udział: Nikola Leśniak-Paduch (El Padre), Darek Niedziela (Live Age), Magdalena Pasternak (Prometeon Tyre Group Polska), Ireneusz Ćwiek (Brill AV Media), Agnieszka Stryjecka (SIXT Polska), Anna Ufnal (Plej )oraz Agnieszka Maruda (psycholog i mentorka). Moderatorką była Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl). Młodzi uczestnicy panelu mówili o tym, że oczekują rad i pomocy od bardziej doświadczonych pracowników, a ci podkreślali, że ważne jest dla nich przekazywanie bieżących informacji na temat występujących trudności. Wszyscy byli zgodni co do tego, że sprawna komunikacja i wcześniej ustalone zasady, których wszyscy się trzymają, ułatwiają współpracę w wielopokoleniowym zespole (i nie tylko w takim), a dążenie do wspólnego celu i respektowanie tych samych wartości niweluje różnice między przedstawicielami różnych pokoleń. Zobacz podsumowanie dyskusji >>>
Program zakończyła prelekcja pt. „Pułapki Myślenia, jak umysł nami manipuluje”, przedstawiona przez Łukasza Kacę (doradcę biznesowego, negocjatora i mówcę).
 
Atrakcje i udogodnienia dla gości
Dla uczestników FBE organizatorzy przygotowali także różne atrakcje, jedną z nich była Gra Targowa, do której listę zadań można było znaleźć w panelu Forum Branży Eventowej w aplikacji Gridaly. Jej tematem było „polowanie na event”, w tym celu uczestnicy mieli odwiedzić wyszczególnione w aplikacji stoiska i wykonać czekające tam na nich zadania. Następnie brali udział w losowaniu nagród, które odbyło się po zakończeniu części merytorycznej programu.
Aby ułatwić osobom, które przyjechały do Warszawy pociągiem, dotarcie do Expo XXI, przy współpracy z Adventure Warsaw przygotowany został transport Nyska Shuttle. W wybranych godzinach na pętli przy Hard Rock Cafe Warsaw (przy Dworcu Centralnym PKP) na uczestników wydarzenia czekały specjalne zabytkowe Nyski, które zawoziły ich bezpośrednio na FBE.
 
Jubileuszowa edycja i nagrody dla partnerów 
Forum Branży Eventowej obchodziło w tym roku jubileusz. Organizatorzy świętowali 10. edycję wydarzenia, choć forum jest organizowane od 11 lat. Na kalendarz forum wpłynęła pandemia Covid-19, z powodu której jedno wydarzenie w tradycyjnej formie zostało odwołane. Z okazji jubileuszu organizatorzy nagrodzili firmy i organizacje, które towarzyszą wydarzeniu od pierwszej edycji. Jednym z uhonorowanych był MeetingPlanner.pl – partner merytoryczny i medialny FBE. 

Przyszłoroczna, 11. edycja Forum Branży Eventowej po raz pierwszy odbędzie się w formule dwudniowej. Imprezę zaplanowano w dniach 13-14 stycznia.